外贸跟单流程(干货！完整的外贸跟单流程！)

01客户查询

目前我国出口企业使用B2B平台和搜索引擎，全网营销推广这些。公司的平台管理员可以将查询分配给不同的业务员。新业务员首先要对平台和主要产品有深入的了解。

02报价

包括邮件报价、展览和客户拜访报价。产品的报价需要整合所有数据，必须包括:产品型号、包装、数量、装运港、交货日期、付款方式等。

03谈判

主要包括价格谈判和样品确认，以及订单数量、交货期、包装、产品细节、付款方式、装运港、产品测试、检验报告、是否组装橱柜等。

得到订单。

经过谈判，我们收到了客户的正式PO(采购订单)，并根据客户订单要求向客户开具了PI(形式发票)。PI内容一定要详细，公司会有模板，表头和收款信息不用改，主要是产品描述，包装、尺寸等客户的所有要求都要尽量注明。客人在收据上签名盖章。

05生产订单

客户订单确认后，向工厂下订单。首先，根据客户的要求安排工厂制作样品。样品确认后，安排大货生产计划，跟进生产进度，保证产品质量，确保大货至少在交货期前一周完成。

06付款方式

6.1.如果客户支付信用证，通常会在交货日期前一个月确认收到信用证。商务成员和书证员收到信用证后，应分别对信用证进行审核，检查是否有不符或软条款，是否能保证交货日期，以及其他可能出现的问题。如果有任何问题，请要求客户立即更改信用证。

6.2:如果是电汇付款的客户，在安排工厂生产大宗货物之前，先确定定金已经到账。

6.3:如果是放款客户，或者通过银行D/A等收汇。，需要跟领导确认。

07检查

7.1:交货日期前一周，通知公司QC检验员检验货物。如有问题，立即返工或与客人沟通解决。

7.2.如果客人想自己或由指定的检验员检验货物，他应该与客户预约检验货物，并在交货日期前一周通知我们的QC检验日期。

7.3.如客人指定第三方检验公司或公正银行验货，应在交货期前两周联系检验公司，预约检验时间，确保时间安排在交货期前，确认后通知工厂检验时间。

08文件制作

并且业务员和凭证员根据工厂提供的包装信息做装箱单，根据PO(出口合同)开发票。

09商品检验

如果是国家法定商检产品，在向工厂订货时应写明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且以后要告诉工厂产品的出口口岸，方便工厂商检。你应该在交货前一周拿到商检证/单。

10订单仓库和提货柜

10.1.如果与客人签订的合同是FOB中国条款，通常客人会指定运输代理或船公司，并应尽快与货代联系，告知交货意向，了解拟安排的出口港，船期等。，并确认工厂的交货是否能在开航日期前至少一周，船期是否能满足客人要求的交货日期。预订订单应在交货日期前两周发送给货运公司，以获取仓单数据。

10.2:如果卖方支付运费，应尽快向货运公司或船公司咨询装运日期、运费率、启运港等事宜。经过比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，告诉业务员通知客人。如果客人不同意，选择另一家客人认可的船公司。开航前两周书面预订仓库。

10.3:如果货物不够整箱，需要散货，应向货代公司预订散货位。收到仓单后，根据通关时间和入库申报要求选择入库时间。

11.安排牵引柜

11.1:货物完成并检验合格后，委托拖车公司提货并装箱。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签订长期合作协议，确保安全准时。将仓单资料/出柜通知、拖柜委托书发给拖车公司，注明装柜时间、柜的种类和数量、装柜地址、报关行、装运港等。如果是检验公司看装柜，要特别声明，不能迟到。还要求发回柜体信息，列出柜号、封箱号、车牌号、司机、联系电话等。

11.2:通过电子邮件向工厂发送一份装货信息，列出装货时间、柜型、仓单编号、订单号、车牌号和司机联系电话。

11.3:要求工厂在集装箱出厂后尽快向业务部门反馈装船通知，说明集装箱出厂时间、实际装船数量等。，并记录包装号和封条号作为提单的补充。要求工厂在装柜前、装柜中、装柜后拍摄详细照片，发给客人确认。

12海关申报

现在都是无纸化报关，在中国电子口岸启动。大部分企业没有自理报关资质，需要委托报关。他们一边拖柜，一边把报关需要的资料交给合作的报关行，委托出口报关，做商检和通关交换。通常情况下，允许两天的报关时间(在船舶停止清关之前)。托运报关时，你要提供一份装箱资料，包括货物及数量、港口、船公司、仓号、柜号、开船及关船时间、拖车公司、柜型及数量、我公司联系人及电话等。

13获取运输单据

13.1:根据截止时间(一般最迟在开航后两天内)，将提单发给船公司或货代。补货要根据L/C或者客人的要求，给出正确的货物数量，以及一些特殊的信息资源，包括船公司随提单出具的装船证明。

13.2.敦促船公司尽快出具提单和货运单样本。仔细检查样品后，以书面形式向船公司确认提单。如果提单需要客人确认，应先将提单样本发给客人，确认后再要求船公司出具正本。

13.3:及时支付运杂费，付款后及时通知船公司取得提单等运输单据。付完运费后留下备忘录备案。

14准备其他文件

14.1.商业发票:在信用证要求的单据中，对商业发票的要求最为严格。发票日期应在签发日期之后、交货日期之前确定。发票中的货物描述应与信用证中的完全一致，小写和大写金额都应正确。信用证上的发票条款应该显示，并且应该显示装运标志。如果发票需要对方大使馆认证，应提前20天办理。

格式原产地证书:格式原产地证书应在交货前向检验检疫局申请。需要注意的是，运输日期应该在信用证的交货日期和开船日期之前，发票日期之后。未能在发货前处理的，需要办理后发证明，并提供报关单、提单等单据。对于经香港转运的货物，通常需要由香港的中国商品检验公司签署一份证明书，以证明货物没有在香港再加工。

14.3:一般原产地证书:一般原产地证书可以在中国贸促会办理，要求较低。交货后短时间内可以补办。如果原产地证书需要大使馆签字，必须提前20天办理，就像发票一样。

14.4.装运通知:一般要求在开航后几天内通知客人装运的详细情况，包括船名、航班号、开航日期、预计到达日期、货物及数量、金额、件数、唛头、目的港代理人等。有时，信用证要求提供交货证明，如传真报告、邮寄清单等。，并注意客人要求的时间。

14.5:装箱单:装箱单应清楚表明货物的包装情况。有必要显示每个箱子的数量、毛重、净重和外箱尺寸。根据外箱尺寸计算的总体积应与标明的总体积一致。为了方便客人，应该显示唛头和箱号。装箱单的重量和体积应与提单一致。

15天/日

15.1:信用证用于收汇的，应在规定的提示时间内准备好所有单据，并认真审核单据，确保无误后，提交议付行议付。

15.2:如以邮政电汇方式收汇，则在取得提单后会立即将提单传真给客人付款，并在确认余额后将正本提单等单据寄给客人。

15.3:如果前T/T收汇，要求收全款才能做柜，需要等收完了再安排拖柜。你可以在拿到提单后马上把正本寄给客人。

16商业登记

每一单出口业务完成后都要及时登记，包括电脑登记和书面登记，以便以后查询、统计等。

17文件归档

所有文件、信用证和谈判文件必须完整保存，以备将来参考。