邮箱地址怎么填(靠谱的人怎么写邮件？)

现在的微信、钉钉等即时通讯软件，让信息资源在工作场景中的使用越来越频繁。但不可否认的是，电子邮件仍然发挥着不可替代的作用，尤其是面对公司高层领导和重要的外部客户，一封庄重得体的电子邮件永远是职场人的加分项。

那么，如何写一封邮件，让对方觉得很专业，看完之后愿意回复呢？如何管理邮件才能让工作顺畅高效？

其实邮件和电话、面对面一样，有很多学问。以下，请欣赏:

作者:服部哲周左

来源:管理常识(ID:Guanlidechangshi)

01

使用5D规则

主动管理电子邮件

电子邮件很容易转移人们的注意力，尤其是在无聊的工作时间，它是一种很好的消遣。投入越多，越容易沉迷；表面上看是一项严肃的工作，实际上完全没有效力，所以你需要一套循证治疗原则。

我的原则是5D:

授权(委托)

删除(删除)

延期()

紧凑(deword)

停用(停用)

1.尽可能多地委派写电子邮件的工作。

在2012年7月麦肯锡全球研究所的报告中，我们的金融智库写道:“2012年，知识工作者平均花费28%的工作时间在电子邮件上。”换句话说，如果你每天工作12个小时，你有3.4个小时写邮件。听起来是不是很不可思议？

然而，我们都知道只有通过专注和投入才能取得好的结果。当你转型为领导或者想担任领导职务时，你必须学会忍住一收到信就回信的冲动，开始学习分配这项工作。

找一个可靠的团队成员，给他一些重要的邮件。这个成员也需要经验和空时间来展现自己的能力。

找一个助手帮你管理工作日程，因为沟通和准确的日程安排属于他们的工作范围。

有些人认为分配后勤工作是经理的责任，但那只是在一个项目失败你一无所有的时候。否则，尽量避免物流。

2.在途中删除所有琐碎的邮件。

以及上下班路上的时间，都是宝贵的，要好好利用。如果你累了，打个盹当然是可以的，否则，请利用这段时间删除你的邮件。

从长远来看，这样做可以节省你很多时间，让你觉得自己的工作效率很高。

在这样做的时候，你应该专注于处理琐碎的邮件，而不是阅读信件，除非真的很紧急。

据《财富》杂志报道:“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。平均每个用户每天会收到147封邮件，删除71封邮件(也就是48%)。”

一个干净的收件箱不仅可以释放空房间，还可以让你更容易的找出重要的信息。

3.推迟电子邮件处理

有些电子邮件回复起来很有趣。比如一个徒弟给你写信，你会想马上回复；如果大学朋友给你写信，想马上回复也是本能反应。

虽然这些信很有趣，但是回复的时候会很有成就感，但是如果回复的又快又仓促，就很容易产生罪恶感。

当有这种马上回复的冲动时，重要的是要有“拖延”的心态。

我通常的做法是把信移到一个收件箱里(或者直接转发给自己，事后再按自己的名字整理邮件)，然后再找一个完整的时间在当天或者那周回复。

4.精简邮件中的用词

写完每一封邮件，在检查一般性拼写或语法错误时，也要加入“简化文字”的习惯。方法很简单:删除不必要的多余单词。

有些多余的词是显而易见的，比如“为了”、“事实上”、“是否”等等。

5.周五晚上关闭邮箱功能，到你设定的时间才会打开。

显然，这是最难做到的。现在我们可以随时连接到，查看电子邮件，特别是处理工作邮件非常方便。然后我们有一个期待，期待24小时随时得到回应。

现在我们无法想象一个没有电子邮件和手机的世界。反复研究表明，人们的等待耐心大大降低，“等待焦虑”成为一大问题。

然而，要做到高效和有效，必须有一套有效的规则。一个常见的经验法则是只在周日晚上阅读或回复邮件。

02

常见的应用程序模板:

如何通过电子邮件汇报工作进展

在平时的工作中，我提倡尽可能通过电子邮件来更新最新进展，这样可以帮你节省20%左右的会议时间——避免会议，当你在寻找解决问题的方法时，你却以向高层领导汇报最新工作情况而告终。

如果同时涉及到很多高层领导或者老板，你就更需要这样做了。

以下是我认为一封邮件应该是什么样子的。

首先，一开始我会说明整体的最新进展，然后更新内容的进展，然后是客户沟通(或与消费者沟通)的反馈，团队的进展。

还是那句话，你的主要目的是规避沟通不畅的风险；让邮件简短明了。

邮件开头供参考:“你好，XXX，我们刚刚开完核心客户会议，一切都很顺利。以下是会上讨论的要点。”

零件:

可以分为重要发现和重要问题。通常，如果有必要，列出3 ~ 5个重要发现和几个重要问题就足够了。

列出要点，使用短句。关注令人兴奋的新发现，用斜体或粗体强调重要部分。

互动:

报告本周互动中并非所有领导都知道的要点。

仔细思考主要的客户对应方以及您正在引导的问题。你个人的担忧、疑问和可能的机会是什么？

永远记住领导想知道的——不仅仅是这个项目的成功，还包括对未来创造其他价值的建议。

团队进度:

这一部分不是关于报告团队正在做什么，尽管当项目进展不顺利时报告这一点是很重要的。相反，这里应该做的是讨论单个团队成员的优势和发展需求，以及领导者可以做些什么来加速他们的成长。

项目完成后，这份每周进度更新也能在反馈会上帮到你。万一你需要帮助，也能帮你更早得到领导的重视。

后续步骤:

添加你想让领导知道的重要日期和截止日期，并提醒他们做好标记(尽管这些日期早就应该被列入他们的日程了)，因为你想让他们知道这些日期是第一要务。

有时候，同时告诉你的助手和领导接下来的步骤会对你有好处。

电子邮件总是使用一致的结构，并保持简单明了。向高层领导承诺，每周都会更新自己的进度来督促自己。坚持这个原则，你的承诺会让你清楚地明白你应该做什么。

我一般会避免在半夜写这些邮件，而是选择一个安静的早晨或者必要的休息时间。在许多情况下，进度更新通常有助于促进问题的讨论。

此外，从现在开始，要特别注意你写给同事和朋友的简短邮件。

一位资深导演曾经说过，写介绍信的时候，要尽量避免听起来太“像朋友”。当你给别人介绍熟人的时候，尤其是有一方是你的朋友的时候，你的用词和结构很容易变得草率或者随意。

必要时请记得在邮件中表现得专业一点。