邮件合并(邮件信件合并步骤)

之前组织的职业考试有上千个，需要人工为考生制作准考证和座位贴。一个一个做确实太麻烦，但是使用邮件合并功能就简单多了。

制作入场券

首先要有一个清晰的思路，比如准考证的尺寸(几张准考证以一张A4纸为准，因为打印一般用A4纸)，边距，准考证上需要显示的相关信息(如姓名、性别、身份证号、准考证号、考试信息、考试信息、座位号)。这里我以一个为例，就是在纸上打四张准考证。

二、做好EXCEL中的学生信息表(相关考点的座位号等信息整理好)，每行一个学生信息。同样的信息不用做就可以直接在模板里做(比如考试时间，职业)。下图:

第三，制作准考证模板。

新建一个WORD文档，根据准考证的大小设置文档纸张大小(这里我以一张A4纸打四张准考证为例，所以我把纸张大小宽度和高度设置为A4纸的一半)。

设置页边距:根据需要设置页边距。

制作准考证的主要内容框架:

第四，使用上面制作的准考证模板，通过邮件和导入数据(这里我用的是word2013，其他版本或者WPS差别不大)。

单击“邮件”选项卡，然后单击“开始邮件合并”按钮，再单击邮件合并的分步向导。邮件合并分为6个步骤:

第一步:选择单据类型，这里我选择“信函”；

第二步:先选择起始文档，也就是选择模板。在这里，我已经打开了准备好的准考证模板，然后选择“使用当前文档”；

第三步:先选择收件人，这里很重要，选择数据。点击“浏览”找到上面做的excel学生信息数据表。

第四步:写封信。这一步很重要，意味着要把数据插入到相应的地方。点击插入合并字段，导入的excel学生信息表中的每一列信息都会出现在下拉菜单中。在相应的位置插入相应的合并字段。

第五步:预览信件。可以通过预览结果查看每篇文章的内容。

第六步:完成合并，结果可以生成新文件或直接打印。在这里，我选择将所有记录合并到一个新文档中。获取一个新文件，根据excel信息表中的每一行数据生成一页内容。

第五:打印准考证。

打开以上合并生成的文档，设置打印时间为每版打印4页(根据以上尺寸设置)。如果家里没有打印机，可以使用pdf虚拟打印机(WIN10自带，win7或之前版本可以安装PDF虚拟打印机)生成PDF文件。将PDF文件发送到打印店进行打印。

制作时需要注意的几点:

数据整理要做好，数据的正确性关系到生成结果的正确性。

不要让模板超过一页。如果模板包含表格，最好设置每行的宽度和高度。身高最好设置定值模式。以免用太多数据放大单元格。合并域的数据插入位置应该是正确的。

可以先打一个PDF文件，看看效果是否满意。这张入场券的作用如下:

其实制作过程很简单，主要是利用邮件和信件的结合以及排版印刷。

座位贴略有不同，请看下一张。