物资采购制度(食堂原材料采购制度)

01材料采购流程

02材料采购预算编制流程

03物资采购管理系统模型

04材料采购计划编制方案

05工厂应急征用实施方案

一、材料采购流程

二、材料采购预算编制流程

三.模型材料采购管理系统

物资采购管理系统

第一章总则

第一条宗旨。

1.完成工厂的生产目标，保证生产和供应。

2.确保采购材料的质量，控制采购成本。

3.加强工厂采购管理，规范采购工作，确保采购合法、规范。

第二条适用范围。

本制度适用于我厂生产的原材料、辅助材料、备品备件等材料的采购。

第3条采购目标。

1.根据工厂的生产要求做好材料采购工作，保证生产材料的供应。

2.在保证材料供应的前提下控制采购成本。

3.处理与供应商的关系，优化工厂所需材料的供应渠道。

第二章物资需求管理

第四条工厂各领料部门根据自身权限向采购部提出申请，具体权限划分如下。

1.生产部，请在计划期间采购材料或常备材料。

2.仓库部门，请购买备用材料或其他材料。

第五条填写申请单。

1.请购部门经办人员应根据库存管理基准、物料预算、库存状况等情况，开一张物料请购单，并注明名称、规格、数量、需求日期、请购部门、对物料的特殊要求及注意事项等。，经部门经理确认并签字后送采购部。材料申请如下表所示。

领料单

编号:请购日期:年月日YY。

申请项目

材料名称

原材料明细表

物料编号

申请部门

申请数量

使用

解释

需要日期

预算号

总经理

监督者

物料控制主管

操作员

辽别

□原材料□辅助材料□燃料□备件□其他

交货情况

□一次性交付□部分交付

解释

查询记录

供应者

名字

单价

总数

交付日期和质量

供应者

挑选

加入

考试

钱

材料

存货

可用天数

申请数量

可用天数

以前的

买

单价

供应者

总经理

采购经理

物料控制主管

采购专家

2.如果有多个物料请购单，则应按照需求日期的顺序装订成册，然后发送给采购部门。

3.对于采购重要材料或特定供应商供应的材料，请购部门应在请购单上注明或单独申请。

4.当采购物料由同一供应商提供，需求日期相同时，采购部门应通过“一单多品”申请采购。

5.如遇紧急物资请购，请购部门应在物资请购单的“说明”栏注明原因，加盖紧急采购章，以“紧急文件”的形式提交给采购部。

6.当材料检验需要精密设备或复杂程序时，申购部门应在“说明”栏注明材料检验时限。

第六条征用审批权限。

1.采购物资总额低于10万元时，由采购部负责人确认签字，再报物控总监审批。

2.当采购物资总额超过10万元时，由采购部门负责人和物资控制负责人分别确认签字，然后提交总经理审批确认。

第七条物资征用的取消。

1.如果由于工作失误等原因导致物资需求单填写不正确，已经送到采购部，采购部发现后应立即通知采购部，并在填写好的物资需求单上写下取消原因，贴上取消章后取回需求单，但需在采购部保留一份。

2.如果采购部门根据错误的采购订单发出了采购订单，采购部门应积极联系供应商，协商解决方案，取消采购订单或改用其他材料。

3.如果工作失误是人为因素造成的，相关人员应承担相应的责任。

第三章采购运营管理

第八条采购部收到物资需求后，应完成以下操作。

1.审核，超过权限审批的物资请购单直接退回采购部。

2.收集所需购物资料的存储信息。

第九条采购部人员根据物资请购单和入库数量计算出最经济的物资采购数量，根据确定的采购数量、采购对象、采购方式和采购时间编制采购计划，报财务部，由物管负责人审批。

第十条采购预算的编制。

1.采购人员根据材料采购计划选择合适的方法编制采购预算。

2.编制的采购预算必须在考虑工厂销售计划和资金支付能力的基础上平衡采购预算。

3.编制的采购预算必须经财务部批准。

第十一条供应商的选择。

1.从工厂的供应商列表中选择合适的供应商。

2.如果供应商名单中没有合适的供应商，采购人员将走访市场进行询价，并选择至少三家合法供应商。

3.组织质检部、财务部、技术部等相关部门对供应商进行评审，将合格的供应商记录在工厂供应商名单中。

第十二条采购方法的选择。

1.当工厂采购材料总额超过10万元时，必须通过竞标采购。

2.除规定的直接采购和间接采购方法外，工厂采购还应根据材料的特点和需求采用以下方法。

(1)集中采购。对于具有通用性的材料，当集中采购可以降低成本时，采购部门应根据请购需求定期采购。

(2)长期采购。对于经常使用、使用量大的材料，采购部会同其他部门对供应商进行评估，评估合格后与供应商签订长期供货协议。

第十三条与供应商谈判。

与供应商谈判的原则和程序如下表所示。

与供应商谈判的原则和流程图

与供应商谈判的原则

与供应商谈判的过程

合作原则

与供应商联系

同一性原则

与供应商谈判

平等规则

与供应商讨价还价

互利原则

与供应商达成协议

坚持客观标准原则

签合同

第十四条采购合同由采购部门人员在法律顾问的指导下拟定，并经财务部门审核。根据职权范围，应提交物料控制总监或总经理批准。相关人员对合同条款提出建议或意见，采购部人员相应修改合同并与供应商协商。

1.当合同总金额低于30万元时，采购合同经财务部审核后，由物控总监签字。

2.合同总金额超过30万元时，经财务部审核后，由总经理签署采购合同。

第四章采购运作控制

第十五条采购人员根据采购合同向供应商发出订单后，必须对订单进行跟踪。

第十六条采购人员应根据采购订单将材料采购订单编制成册，并结合采购进度制定每日跟进计划，防止延误供货，影响生产进度。

第十七条采购人员未按采购进度进行采购的，填写采购进度异常报告，注明异常原因和预计完成日期，经采购部门经理审核后移交采购部门，并根据采购部门意见制定处理对策。

第十八条采购物资到达工厂后，采购人员应通过办理相应的接收手续，并配合相关部门对采购物资进行验收。

1.如果材料合格，即材料的规格和质量符合合同要求，采购部将支付货款。

2.材料验收不合格的，按合同约定处理。

第十九条货款的支付。

1.采购部将质检部、仓储部签字盖章的材料验收单、材料入库单收集整理后，交财务部核算付款。

2.如果采购的材料数量缺失，应按实际数量付款。

第二十条采购部对本次采购的所有相关资料进行整理和归档。

第五章应急征用管理

第二十一条紧急征用的定义。

紧急征用是指公司在生产经营紧急情况下，来不及纳入正常征用计划时，必须立即采购物资的行为。

第二十二条发生下列六种情形之一时，公司需要紧急征用。

1.生产部门将因材料问题而关闭。

2.事故应急救援。

3.市场发生了巨大变化。

4.公司暂时决定改变产品流程。

5.影响公司生产经营的其他情形。

第二十三条公司应急征用实施分为一般应急征用实施和特殊应急征用实施。具体实施步骤请参考公司《应急征用实施方案》。

第六章附则

第二十四条本制度由采购部制定，解释权和修改权属于采购部。

第二十五条本制度经总经理办公会议审议通过后，自发布之日起实施。

四.材料采购计划编制方案

材料采购计划方案

一.目的

为确保工厂采购人员能够制定科学合理的材料采购计划，确保采购的材料能够满足工厂的生产要求，降低采购成本和费用，特制定本计划。

二.采购计划编制者

1.采购经理负责采购计划的批准和采购计划员的指导。

2.采购计划员负责材料采购的计划。

3.物料控制部门、生产部门和其他相关人员负责协助计划物料采购。

第三，准备材料采购计划

(一)物资采购计划编制依据

物资采购计划员应根据以下依据编制物资采购计划。

1.采购范围说明，包括生产计划、销售计划等。

2.购物资料描述。

3.所需资源的采购。

4.购物材料市场情况。

5.相关规划结果。

6.采购中的约束和基本假设。

(二)物资采购计划的编制程序

1.采购计划人员需要收集采购材料的规格和质量要求等信息。

2.采购计划员需要分析待采购物料的库存，确定采购数量。

3.采购计划员根据采购物料和库存的信息确定采购方式。

4.采购方式确定后，采购计划员预测采购成本和费用。

5.预测采购成本和费用后，采购计划员准备一份正式的采购计划并提交审批。

6.采购计划员根据物料分析结果编制物料采购计划。材料采购计划应包括但不限于下图所示的五项内容。

材料采购原则

材料预算管理要求

采购材料的数量、规格和质量要求书

材料管理安排

物资采购工作要点说明

第四，编制材料采购预算

采购部预算人员根据采购计划编制材料采购预算，如下表所示。

材料采购预算表

材料类别

材料名称

采购数量

单价

采购周期

材料成本

劳动力成本

总成本

相当于

材料

总预算

人工工作

总预算

材料采购

总预算

动词 （verb的缩写）采购计划文件的管理

采购计划员负责编制采购进度计划、采购作业计划、采购需求规格文件和采购工作文件，并按工厂相关规定进行管理。

1.材料采购计划如下所示。

材料采购计划

编号:日期:

材料名称

规范

经济量化

采购方法

交货日期

采购等级

责任人

2.材料采购操作计划如下所示。

材料采购工作计划

采购阶段

实施项目

开始时间

结束时间

责任人

评论

采购准备阶段

收集采购数据

确定采购需求

识别和分类采购材料。

选择供应商

执行投标计划

采购阶段

向供应商询价并确定价格。

进行采购招标

与供应商签订采购合同

执行采购合同

材料验收阶段

采购材料的验收

完成采购收尾工作。

3.材料采购说明如下表所示。

材料采购说明书

材料类别

包含内容

关键指标

预算总额

数字

名字

量

单价

1.

2.

1.

2.

预算总额

4.采购工作文件

采购文件包括招标书、询价单、谈判邀请函、初步合作提交书、供应商调查表等。这类文档可以参考工厂的相关信息，使用时注意不要随意修改现有格式。具体格式省略。

动词 （verb的缩写）工厂应急征用实施方案

应急征用实施计划

一.目的

1.明确应急征用实施的范围、权限、责任及相关控制措施，确保工厂顺利生产。

2.确保应急征用的规范性和实施的高效性。

二、适用范围

本方案适用于我厂所需的所有原材料、辅助材料、备品备件等物资的紧急征用。

三.部门职责

1.生产经理根据实际生产情况，提出生产物资应急申请。

2.仓库部门负责根据库存情况向采购部提供短缺物料的库存信息。

3.采购部的具体职责如下。

(1)采购部根据仓储部门的物料库存信息、以往的物料需求状况、市场状况等，对市场等其他原因导致的紧急请购提出紧急请购。

(2)采购部迅速组织采购已批准的应急征用物资，并尽快将应急征用物资提供给相关部门。

四.紧急征用的原因

紧急征用的原因如下表所示。

紧急申请的原因列表

原因

相关描述

生产计划不当

1.销售预测有偏差。当增加销售数量或插入紧急订单时，原材料库存不足。

2.在制定生产计划时，只根据外销数量安排材料需求，忽略自用数量。

库存控制错误

1.实际库存数量小于账户数量，收货时发现缺料。

2.库存材料质量不符合要求，不能使用。

延迟购买时间

1.物资控制系统或人员未能及时发出物资请购单，只能查出库存何时耗尽。

2.预算不足或请购单规格无法确认，协商或延迟时间过长。

采购时间延迟

1.如果供应商未能按约定交货，则需要紧急转向其他来源采购。

2.由于市场原因，物资来源逐渐供不应求，急需增加征用数量，具备应急能力。

3.买方与供应商谈判时间过长，导致后续环节时间不足。

动词 （verb的缩写）实施紧急征用的条件

紧急征用可以在以下情况下实施。

1.目前生产急需，如果按照正常的申请程序申请，将无法及时满足生产要求。

2.短期内市场会有很大变化，直接导致材料价格大幅上涨。

3.由于特殊原因，可以预测短期内对某一种材料的需求会急剧增加，但库存不足。但是，按照正常的申请程序申请购买会耽误机会。

不及物动词紧急征用的实施步骤

(一)一般应急征用的实施步骤

1.相关部门填写“物资请购单”，在说明栏标注紧急请购的原因，加盖紧急请购单印章，提交紧急请购单。

2.报总经理批准后提交采购部。

3.采购部有专家来处理。

4.采购专员应尽快根据优惠原则采购所需材料。

(二)特殊情况下紧急征用的实施步骤

特殊情况下，总经理可通过电话、传真、邮件等方式通知采购部先办理采购。，但相关部门必须在三个工作日内完成相关手续，具体步骤如下。

1.相关部门经理通过电话、传真、电子邮件等方式向总经理汇报。

2.总经理通过电话、传真和电子邮件通知采购经理。

3.采购经理指定一名专家快速安排采购。

4.相关部门填写“物资请购单”，在说明栏注明紧急请购的原因，并注明是特殊情况下的紧急请购单，加盖紧急请购单印章，报总经理审批。

5.总经理批准后，送到采购部。

七.紧急征用响应策略

(一)鉴于市场变化

关注市场变化，及时把握采购机会。

(二)对供应商的管理

1.供应渠道多元化，供应商不少于两家。

2.定期关注物资供应市场，储备至少5家供应商的信息。

3.及时掌握约定供应商的状态，做好供应商评估，选择合适的供货渠道，保证供应商的交货时间。

(三)本厂的物资管理

1.跟进采购订单，做好物料跟踪，及时掌握物料信息。

2.做好库存管理、生产计划等。，并及时掌握工厂的物料需求和库存状况。

3.建立紧急征用绿色通道，使紧急征用能够尽快审批下达，尽可能争取充足的采购时间。