采购工作流程(工作职责和操作流程)

一.目的

为提高公司采购效率，明确岗位职责，有效降低采购成本，满足工业公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门的合作，特制定本制度。

二、适用范围

适用于我公司所有采购的材料和耗材。

三.基本原则

采购是一项重要而严肃的工作，各级管理者和采购经理必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，综合考虑“质价”的竞争，择优采购。

四.工作程序

㈠基本采购事项

1.日常采购(包括但不限于日常办公用品等耗材)采用按需采购的原则，一般由总后勤人员负责采购，也可以由采购员直接采购。

2.非日常用品采购(包括但不限于大型办公设备和材料)应尽量以月结单作为付款条件与供应商协商。

3.用于价值200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等。、价格比较申请报告应由申请人撰写，主管领导签字，报总经理批准后实施。采购人必须在采购前向财务部提交采购计划或申请进行比价；采购人在提交采购计划或申请时，应提供至少三家新采购项目供应商的报价和联系方式，财务部门应对所提供的供应商(但不限于)进行询价或实地调查。

4.购买需索要发票，小额需索要收据。网上购买应保留聊天记录和支付凭证。

(二)购买申请

1.采购前，采购代理人应根据采购零件的名称、规格、数量、需求日期和注意事项填写“项目申请表或采购订单”。

2.紧急采购时，采购部应在“货物申请表”上标注“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.如果取消采购，应立即通知总后勤人员或采购部人员，避免不必要的损失。

(三)采购流程

1.采购代理人应在“货物申请表或采购订单”中填写采购货物的预计价格、信息资源和总金额。

2.采购前，各采购代理必须将“货物申请表或采购订单”提交财务部审核，再提交总经理审批后方可采购。

3.材料的采购订单必须写有公司统一的规定编号，并提交给总经理批准，然后将副本提交给财务部。

(4)采购代理的职责

1.建立供应商信息和价格记录。

2.做好定期调查市场情况的内部参考。

3.询价、比价、议价和订货。

4.采购货物质量和数量异常的处理和交货进度的控制。

5.做好采购记录和对账。

(5)采购方式

1.集中计划采购:所有日常办公用品都计划尽可能集中采购。

2.长期报价采购:所有用于生产的材料必须由供应商选择，以协商长期供应价格。

3.每年第一个月对上一年的供应商进行复检。与供应商谈判需要两人以上，对供应商进行评审并做好相关评审记录。

㈥采购的实施

1.《物品申请表》经财务部审核签字备案后，以贷款方式办理购买金额或通知财务办办理汇款手续。

2.买方根据批准的“采购订单或材料申请表”向供应商下订单，并通过电话或传真或市场采购确定交货日期。

3.所有采购物品必须经仓库或使用部门签字验收后，方可办理入库手续。

(七)采购付款方式

1.无论采购金额多少，都要由代理人签字，财务经理审核，总经理批准后才能报销。

2.看了供应商提供的送货单和我司开具的收据、采购订单、收据后，才能结算材料采购款或开具支票。

(8)采购代理行为准则

1.采购人应遵循质优价廉的基本原则，经多方询价、洽谈、比价后填写《采购订单或物品采购申请表》。

2.采购代理人应尽职尽责，不得接受供应商任何形式的礼品、回扣或贿赂；因严重失职或违反原则而有不当行为的，予以开除，情节严重的，提请公安机关处理。

动词 （verb的缩写）补充条款

各部门需要采购时，未按上述审批程序和程序进行审批的采购，财务部不予支付。

不及物动词本制度经总经理批准后实施。