办公室秘书(办公室秘书必须掌握的计算机技能)

这几天收到很多朋友的留言，反映自己刚进入职场时没有办公技能的实际经验。什么肿了？不要害怕。从今天开始，我们准备了一系列办公室秘书掌握的电脑技能，收集了一些有用的方法，帮你编一些职场办公、职场资讯等小技巧，让你在职场中走得更顺畅，工作也更顺利。

一、与红头文件标准

1页设置

选择文件-页面设置，选择页边距选项卡，顶部:3.7厘米，底部:3.5厘米，左侧:2.8厘米，右侧:2.6厘米。选择“布局”选项卡，将“页眉和页脚”设置为“不同奇偶页”，并在该选项前打“√”。选择“文档网格”选项卡，“字体设置”和“中文字体”设置为“仿宋体”；将字体大小设置为3号，点击确定，选择指定行网格和字符网格。将“每行”设置为“28”个字符；“每页”设置为“22”行。然后点击“确定”按钮，使编辑中心设置为以第三个字符为标准的国家标准，每页22行，每行28个汉字。

2插入页码

选择插入-页码，位置设置为页面底部(页脚)，对齐设置为外部。然后点击格式按钮，数字格式设置为全幅显示格式。单击“确定”按钮，然后再次单击“确定”按钮以完成页码设置。双击页码，在页码两侧加一条全角短线；并将页码设置为“4号”；任意字体；奇数页页码设为右空一个汉字，偶数页页码设为左空一个汉字。

3发证机关确定生产

选择“插入”-“文本框”-“横向”菜单项，鼠标将变为“┼┼┼┼".在Word 2000的布局上点击鼠标左键，会出现一个文本框，可以在其中输入发证机关的标识。输入完成后，选择文本框，点击鼠标右键——“设置文本框格式”，即可设置红头的属性。

①选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置为“无填充颜色”。选择“尺寸”选项卡，将“高度”设置为“2厘米”；将宽度设置为“15.5厘米”。注:用户可根据实际情况调整尺寸。选择布局选项卡，点击高级按钮水平对齐:对齐方式设置为居中，测量基准设置为页面；垂直对齐:绝对位置设置为边距，底侧设置为2.5厘米平行文本标准和8.0厘米向上文本标准。注:用户可根据实际情况调整尺寸。然后单击确定。

②选择“文本框”选项卡，将左、右、上、下设置为“0厘米”，点击“确定”完成。设置完所有属性后，单击确定。选中文本框中的所有文本，将颜色设置为“红色”，将字体设置为“小宋体简体”，并根据文本框的大小将字体大小设置为相应的字体大小，但尽量填充文本框，这样宽度为155毫米、高度为20毫米、距离顶部为25毫米的红色头像就完成了。

4红线制作

首先选择视图-工具栏-绘图，点击绘图工具栏上的线条工具，鼠标会变成十字。用左手按住键盘上的Shift键，用右手拖动鼠标从左向右画一条水平线，然后选择该线并单击鼠标右键，然后选择“设置自选图形格式”。红线的属性将在这里设置。选择“颜色和线条”选项卡，“颜色”设置为“红色”；“虚拟现实”设置为“实线”；“粗线”设置为“2.25分”。选择“大小”选项卡并将“宽度”设置为15.5厘米。选择“布局”选项卡，然后单击“高级”按钮。水平对齐:对齐设置为居中，测量基准设置为页面，垂直对齐:绝对位置设置为页边距，底侧设置为7cm-平行文本标准，13.5 cm。单击确定。

五号生产

平行文号:文号-三号仿宋，居中显示。

上行文号:文号——第三个宋体字体与左空字的距离；发行人-3号仿宋字体；发行人名称-第三个斜体与单词right 空之间的距离。注意:文件编号必须使用六边形符号。六边形符号插入方法:选择插入-符号-符号选项卡，找到六边形符号后，将光标放在要插入的位置，点击插入按钮。

6关键词制作

选择表格-插入-表格，选择表格，右键单击表格属性-表格选项卡，将对齐方式设置为居中；然后点击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中选择每一行的下一行，取消其他行，在表格中填写具体内容:主题词用3号加粗；主题词标有3号小调；抄送、抄送单位、签发单位和签发日期使用3号仿宋。

7另存为模板文件

单击文件-保存，保存类型:选择文档模板(*。点)；“文件名”:命名模板；“保存位置”:模板所在的路径(一般可以默认)。至此，模板制作完成。以后所有属于这种类型的文档都可以调用这个模板直接排版文档体。要修改该模板，可以调用相应的模板。方法是:选择文件-打开找到对应的模板路径。如果模板是按照系统默认设置保存的，那么点击【打开】，调出模板进行修改。

二、文档文字排版

8根据模板建立新文档。

选择文件-新建-常用选项卡，选择需要的模板，点击确定调出模板。

9.制作正式文件的文本内容

文字内容可根据用户实际需要直接输入或从其他软件复制，但必须遵循以下国家标准:

标题:二号小调宋体，显示在中央；

送主机关:3号仿宋字体，顶格和冒号全角；

文字:3号仿宋字体；

书写日期:3号仿宋字体，右空四个字符之间的距离，“χ”和六边形符号的输入法相同，不能用字母O或数字0代替。

文号、签发人、主题词:完全按照模板定义的字体填写。最后，调整红头、红线、文号、签发人、标题、主要送达机关、文字、书写日期、主题词的相互位置。

第三，用Word制作电子公章

10邮票轮廓

选择“插入→图片→自选图形”，在“绘图”工具栏中选择椭圆，按下Sfift键，在文档中拖出一个圆，设置为“无填充颜色”，线宽2磅，颜色为红色，堆叠顺序为“底部”。

11编辑文本

将艺术字插入到文档中，选择圆形艺术字，输入内容后设置字体和大小，然后将文本拖动到艺术字周围有八个拖动按钮的圆圈中，并将其放入已经绘制的圆圈中。您可以使用Ctrl和箭头键来帮助您移动到准确的位置。并将艺术字设置为红色。

12插入五角星

在“Autographics→star and Flags”中选择五角星，然后在文档中画一个大小合适的五角星，设置为红色，移动到圆圈中合适的位置，然后选择圆圈、艺术字和五角星，点击鼠标右键，选择“组合”，就会制作出公章。使用时复制一个到目标正常吗？

但是用Word制作电子公章可以用在一般文件上，但是如果是正式书写，要求公章有防伪功能，其他人不能复制。这时候我们可以用Office Star制作防伪电子公章。

◆13制作可以防伪的电子公章。

在办公室，盖公章要容易得多。可以直接在“插入→密封→圆形密封”中添加密封。当在对话框中设置印章的参数时，您可以在文本中看到印章。

特别是软件对生成的印章有相应的数字防伪标记，你还可以为印章设置密码，保护其不被非法编辑。

当您想查看印章真伪或修改、复制印章时，可以右键点击印章，会出现“印章密码”对话框，询问正确的密码并显示印章的数字防伪标识(这里可以验证印章的真伪)。

其实，如果你想在网上发送文件，可以先在办公星制作一个标准的电子印章，然后复制到Word中，保存后就可以频繁调用了。

◆文档、文字、图片如何设置“不打印”？

1个开放选项

2视图-格式标记-(选中)隐藏文本

3确认

4打印文档中的任何文本，或插入文本框并在文本框中输入文本。①选择不想打印的文本，②CTRL+D(字体)，③隐藏效果栏中的文本(勾选-确定)

此时，文档的文本对您是可见的，但不会打印出来。

怎么样？你能运用所有的实用技巧吗？安排可能不够全面。借鉴学习的时候，要结合工作实践，让办公技能快速掌握，成为自己的东西。欢迎朋友们关注逸仙教育微信官方账号，定期推送精彩文章和学习技巧，欢迎大家留言建言。精品文秘班正在踊跃报名，以此提升自己。