企业档案管理系统(一套完整的企业档案管理相关系统)

档案借阅管理系统

为加强本单位档案管理，做好各类档案的提供和利用工作，特制定本制度:

一、本单位各部门必须按照本单位制定的各类借阅档案管理标准办理借阅手续。

二、其他单位来查阅本单位档案，只能凭本单位介绍信查阅，并经本单位有关部门领导签字认可，不得复制、转借。

三、涉密、绝密、绝密文件出借应当按照《文件安全标准》的要求办理。

四、查阅各类档案应在阅览室进行，不得划线、涂改、折叠、剪切、拍照、撕毁等。特殊情况需要出借的，须经部门负责人批准，但出借时间不得超过一周，不得转借他人。继续使用的用户应通过更新程序，以确保文件的完整性和安全性。

五、珍贵实物档案、重要照片、底片、缩微胶卷等档案一律不得外借。

6.任何人未经许可复制、拍摄、描绘、破坏、擦除、刮擦或撕毁文件，将严格按照国家《档案法》和《保密法》追究现行法律责任。

档案仓库管理系统

为做好档案史料的科学管理，保证档案的完整、完整和安全，最大限度地延长档案的使用寿命，特制定档案库房保管制度。

一是档案库房是档案史料保护和保管的重要基地，是提供和利用档案的中心。除领导批准外，本房间非工作人员不得入内。

二是必须有专门的库房保存档案，并设专人负责管理。仓库应采取有效的防护措施，确保档案的安全。

三是对进出仓库的档案要建立严格的登记制度，包括正在入库的档案、调出室外的库存档案以及日常的阅读和归还。

四、档案库房应配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防虫、防水、防高温和防眩光措施。

5.严格检查新收到和传入的文件。有虫蛀、霉变等问题的档案，只有经过科学处理才能入库。

6.仓库内放置温湿度计，每周定时测量记录。室的温度应控制在14 ~ 24℃，相对湿度应控制在45 ~ 60%。

七、仓库应定期清理保持清洁，每月清理一次(特殊情况，随时清理)，并不得堆放与档案无关的物品。

八、每天下班前，应关闭仓库门窗，切断水电供应，确保档案安全。

九.仓库管理人员更换时，交接双方应当面核对档案，办理交接签字手续。

十、定期检查仓库，每半年检查仓库设施、档案数量和档案整理、损坏情况，并做好记录，发现问题及时采取措施。

文件保密制度

为确保档案中公司秘密的安全，根据《国家保密法》、《档案法》及公司有关规定，特制定以下制度。

1.档案管理员必须严格遵守公司的保密规定和制度。遵守法律，保守公司秘密。

二、严格按照档案分类。对不同分类范围的档案采取保密措施，采取相应的保管措施和借阅制度。

第三，对于文件内容，千万不要说不该说的话；不要借不该借的；不要披露不该披露的内容；不应该复制或复制的东西永远不要复制或复制。

四、在公共场所，私信、普通电话、家人、子女、亲友谈论涉密档案内容。

5.所有机密文件和资料应视为“机密”材料，不得随意外借或复制。

六、发现泄密、机密信息，应及时向领导汇报，认真查明情况。

档案管理条例

第一章总则

第一条为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，维护公司合法权益，制定本规定。

第二条本规定所称档案，是指文字、图表、账簿、凭证、报表、技术资料、计算机磁盘、音像、电影、荣誉实物、证书等不同形式的历史记录。，是公司各级部门和员工在过去和现在从事业务、管理、公关和宣传的活动中直接形成的。

第三条公司、部门和员工有保护档案的义务。

第四条档案工作按照统一领导、分级存储、分级查阅的原则，实行网络化管理。

第二章档案机构及其职责

第五条公司各部门应指定专人负责文件管理(即资料员)。

第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责附件二指定的档案的接收、收集、整理、归档、保管和提供利用，并监督各部门、子公司、股份公司和合营企业的档案工作。

第七条办公室应当逐步完善档案系统，保障档案安全、便捷使用，逐步实现档案管理科学化、现代化。

第三章档案管理

第八条安排方法

1.方法:针对问题特点，设置小卷，每个案例一卷。

2.步骤:

A.收藏品

l文件档案:建立当年前一年的卷，预先建立当年的卷。

l企业科技档案:设置已完成项目卷，未完成项目资料整理成卷。

B.根据类别和成立时间进行组织。

C.分类按以下分类方法进行。

D.归档以区分不同的使用价值并确定保存期限:永久、长期和短期。

第九条过程管理

1.公司保管的档案:公司及子公司各部门资料员做好平时文件的预归档工作，在事件结束时或每季度第一个月10日前，将上一季度的预归档文件整理成册交办公室保管，任何人不得据为己有。

2.各部门保管档案:每季度第一个月10日前，将档案整理成册上报办公室，各层级保管员于每年2月10日前将档案总目录、预归档材料目录报送办公室。

第十条监督

根据办公室各部门上报的《档案总目录》和《预归档材料目录》，定期或不定期检查，监督各部门、各部门的档案管理工作。

第11条销毁

必须报总经理批准。销毁时，应有两人以上负责销售监督并在清单上签字。

第十二条公司档案的分类和编号

指定的资料员经办公室培训后，按照相关文件分类编号的要求进行操作。

第十三条对外签订的各类经营经济合同，按照《合同管理条例》办理。

第十四条借款

如果公司需要借用文件，应填写文件检查表。员工不得随意拿出公司的重要文件和资料。确因工作需要取出证件的，需办理档案借阅手续。只有经过办公室的批准，文件才能在使用后取出并归还。档案借阅者必须妥善保管借阅的档案，不得复制、交换、涂改、污损、乱涂等。未经允许，更别说随意留下它们以避免损失。

第十五条分级准入

公司有绝对权利具体参考子文件。

第四章文件备份系统

第十六条公司所有有价值的文件、报表和业务记录必须备份。

第十七条各部门应尽量采用计算机管理和工作，便于业务数据的数字化处理和保存。存储在计算机中的数据和文件应按照《计算机管理办法》进行管理。

第十八条备份磁盘应与原盘分开存放，公司备份磁盘应存放在公司外。

第五章办理规定

第十九条有下列行为之一的，根据情节轻重，给予50 ~ 500元工资扣除待遇，构成犯罪的，依法追究刑事责任:

1.损坏、丢失或未经授权销毁企业文件

2.擅自向外界提供和复制企业文件

3.篡改或伪造文件

4.未能及时向归档部门报告或管理不善的文件管理人员。

5.未办理手续借用、取出或越级者(档案管理员将受到同等处罚)

第六章责任

第二十一条本制度适用于公司所有员工和部门。

第二十二条负责本制度监督的部门是公司办公室，第一责任人是各部门指定的资料员；第二责任人是图书馆员工作所在部门的部门负责人。

员工档案封面

员工档案目录表

员工档案借阅审批表

注:1。借用内部数据需要文件所属部门负责人的批准。

(1)借用秘密、机密信息:科研档案需经档案所属部门、科技厅、保密办公室批准；文件应得到文件所属部门和保密办公室的批准。

(2)借阅绝密资料:科研档案需经档案所属部门、科技厅、保密办公室和领导批准；文件应经文件所属部门、保密办公室和领导批准。

2.用法:(1)咨询(2)摘录(3)请求(4)复制(5)出差。

3.使用后请填写档案利用效果记录卡(可从综合档案室主页下载)

员工档案查阅表

文件效果记录卡

企业档案文件记录表

文件检索和机房管理系统

1.非部门人员未经允许不得随意进入检索和机房，更不能私自操作机器。

二是严禁在检索和机房内吸烟、进食，保持机房清洁卫生。

三.所有数据输入、打印材料或复印材料、复印程序等。须经领导同意并统一安排。未经允许，不要代表他人打印或复制材料。原始程序数据不得随意修改。

4.机房温度应控制在18℃-28℃之间，高于30℃或低于15℃时应停机。

5.爱护机器，注意维护，严格操作机器。

6.做好安全和防火工作。计算机房内禁止存放易燃、易爆、腐蚀性物品。下班后关闭机器，切断电源，关闭门窗。

文件识别和销毁系统

鉴定档案的保存价值不仅是一项科学而又实际的工作，而且是一项繁重而细致的工作。档案部门应当根据国家和公司的有关规定，定期对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁。在档案鉴定工作中，要根据企业实际情况，严格执行档案鉴定的原则和有关政策。

1.档案部门根据公司各类档案的《档案保管计划表》，制定《档案资料鉴定销毁计划》，报上级主管部门领导签字批准。

二是档案鉴定工作组由公司领导、档案部门领导、档案部门领导、各部门人员组成。

三是鉴定方法为直接鉴定法，即以一年一个项目的全套档案资料为基础，按照分工，对档案资料逐一进行鉴定，对过期档案提出销毁或延长保管期限的意见(需要延长保管期限的档案必须进行拆解整理)，分类登记补齐销毁清册。

四.销毁清单必须由档案清理员、档案室负责人、公司领导和部门负责人签字。

五、销毁档案应派两名以上人员监督，并在《档案销毁清单》上签字。

六、未经批准，任何人不得销毁档案。

档案统计系统

一是充分认识档案统计的重要性，确定统计责任人。要认真负责地按时、按规、准确地完成统计报表的填报工作。

二、建立健全统计台账，掌握档案的收集、整理、利用、清除、鉴定、销毁等档案资料。

三是综合分析统计，找出存在的问题，提出改进措施。

四、各类档案的统计资料由主管各类档案工作的专员提供，并指定专人填写统计资料。

五、统计报表一般每年进行一次，一般统计在年底进行。