旅行管理系统(公司旅行管理系统)

企业员工出差管理系统

1.目的

规范员工国内外出差申请和审批程序。为加强对出差人员的管理，本着“必要、合理、经济”的原则确定出差费用标准，确保出差正常进行。

2.范围

这项规定适用于所有雇员。

3.术语

3.1国内出差:指员工因工作需要，在本国境内远离指定日常工作区域的出差。

3.2境外出差:是指员工因工作需要，离开指定的日常工作区域，前往本国以外的国家和地区(包括港澳台地区)出差。

3.3短途出差:正常情况下，单次出差不到两个小时，当天可以往返；一般单位所在城市范围内的出差视为短途出差。

3.4业务领域分类:

一类地区:北京、上海、广州、深圳

二类地区:合肥、福州、兰州、南宁、贵阳、海口、石家庄、郑州、哈尔滨、

武汉、长沙、长春、南京、南昌、沈阳、呼和浩特、银川、西宁、济南、太原、Xi安、成都、拉萨、乌鲁木齐、昆明、杭州、重庆、天津、珠海、汕头、三亚、烟台、青岛、桂林、厦门、济南、苏州、无锡、宁波和大连。

第三类地区:上述城市以外的城市

3.5差旅费:指交通费、住宿费等。公司员工出差产生的费用。

3.6膳食津贴:指员工出差时的每日膳食津贴。

4.责任

4.1本制度由公司总经理负责审批。

4.2本办法由公司管理部负责制定、修改和解释。

4.3公司管理部根据本办法负责相应的经济审计和结算。

4.4本办法由公司全体员工负责实施。

5.出差申请和批准

5.1出差员工应提前填写《商务/商务旅行申请表》。因故未能提前申请的，出差需先经直接主管电话或邮件批准，事后办理手续。出差未获批准的，费用不予报销。

5.2出差审批权限:董事及以上出差需报总经理批准；部门经理出差需报所属系统总经理(副)审批；主管、员工出差需报部门经理审批，副总裁(总监)审批。短途出差由部门经理级批准。(以下简称“机关监督员”)。

5.3出差培训申请应根据公司《员工培训政策》提前申请，并按培训审批权限审批。

5.4团队同时出差时，可由一人(团队负责人)填写《商务/出差申请表》，并注明陪同人员。

5.5出差人员因特殊原因需要变更出差路线、延长出差时间或变更出差路线计划的，应提前请示决策领导批准，出差回来后五个工作日内，重新填写《出差/出差申请表》，写明实际出差日期和实际出差路线，报上级领导批准。《出差/出差申请表》是差旅费核销的依据，必须附在《出差费用报销单》后报销。

6.费用预付和报销

6.1员工因公出差需要垫付差旅费的，员工可持审核通过的《商务/出差申请表》提前一天向财务部申请贷款。如果员工预付差旅培训费用，还必须附上批准的培训申请表。国内出差垫付费用将根据预计出差计划天数和标准费用上下浮动10%，垫付金额不超过申请人工资的2倍，特殊情况需经主管部门批准；

6.2员工出差回来后，必须在次月5日内持《出差费用报销单》、《出差/出差申请表》经管理部初审、财务部审核、总经理最终批准。批准后，去收银台报销差旅费。如遇特殊情况，员工需书面说明延迟报销的原因，并经主管部门批准确认，否则，财务部门通知员工及其上级后，可直接从员工的工资信息资源中扣除次数最少的工资信息资源。

6.3初级员工和高级员工的差旅、交通和住宿，请酌情参考高级员工的标准。

6.4初级员工和高级员工出差的共同费用由高级员工报销。初级员工报销高级员工的费用，需经高级主管审核批准。

6.5员工出差期间如需招待客户、赠送礼品，须提前在《商务/出差申请表》中提出申请，经主管部门批准后方可报销。如遇特殊情况，员工须口头或邮寄取得主管部门批准，否则所发生的业务招待费不予报销。

6.6培训费用必须经公司管理部门职能部门审核备案后，报主管部门批准。

7.差旅费标准(单位:人民币)

7.1往返票价:

往返路费包括从长期固定工作城市到商务目的地的机票、火车票、船票、长途汽车票及上述票据的附加费用，按到达地区现行票价报销。

7.1.1往返交通费和各种费用的使用标准上限:(见附件一)

7.1.2酒店收费标准详情:(见附件二)

7.1.3特殊情况下可以乘坐，但需在出差申请表中特别注明，并经副总裁或总经理批准；对于经理级以下的岗位，连续乘坐火车超过8小时的可以购买硬卧票。

7.1.4关于特殊情况的规定:

从7.1.4.1到目的地没有直达车，或者虽然有直达车，但是坐车需要18个多小时；

7.1.4.2处理紧急事务；

7.1.4.3副总经理、总监及以上级别出差；

7.1.4.4的机票和火车票价值相同。

7.2往返通行费的附加费用包括:

7.2.1额外机票费:机场大巴(出租车)费、机场建设费、改签(退)票费、保险费、行李搬运费。

7.2.2火车、轮船、长途汽车的附加费用:订舱费、改签(退)票费。

8.差旅费的计算方法

8.1运输费用规定:

8.1.1如果条件允许，员工在旅行时应选择最经济的交通工具。因工作原因确需选择超标准运输的，应提前在《商务/商务旅行申请表》中注明原因，并提交申请，经主管部门批准；否则按低标准报销，超出部分自行处理。

8.1.2副总经理乘坐国际航班8小时以上可购买公务舱机票，购买前必须向总经理报告。

8.1.3员工当地交通应优先选择公交、地铁等公共交通工具。因工作确需乘坐出租车的，员工报销时应说明原因、出发地点、到达地点，只能使用当日出租车发票，经主管部门批准后方可报销。

8.1.4员工因公务需要派车，经主管部门批准，可向车辆调度部门申请派车。如果车辆调度部门不能派车，他/她会在“派车单”上说明并签字，可以附在这里，报主管部门批准后报销。

8.1.5员工在本市出差需要单独用车的，应申请调车，并经主管部门批准。车辆调度部门经批准无法调度车辆的，需要车辆的人可以驾驶私家车出差，燃油、车辆磨损等费用可按1.2元/公里报销，通行费可据实报销。不批准派车的，员工因公出差发生的费用可参照乘坐公共交通工具发生的费用报销。本条(8.1.5)不适用于业务部门。

8.2住宿费用规定:

8.2.1员工住宿费按实际入住天数计算，凭票报销。住宿发票必须注明住宿天数和日期，是增值税专用发票。

8.2.2住宿费根据实际情况报销。实际成本高于标准成本的，按标准金额报销；特殊情况高于标准的，必须经主管部门签字批准。

8.2.3两人或同性情侣结伴出行，住宿费按标准的60%收取。如遇特殊情况，应由主管部门签字批准。

8.2.4经业务联系机构培训或邀请出差的，规定如下:对方机构提供优惠住宿价格(低于公司标准)的，以账单报销；如果高于公司标准，必须由主管部门签字批准和确认。

8.2.5商务酒店请优先选择如家快捷酒店、汉庭、超8或7天。

8.3膳食津贴规定:

8.3.1员工因公出差的餐补包括中餐和晚餐，出差期间实际自费就餐的可以申请餐补。每顿饭可申请标准的50%的膳食津贴。

8.3.2如果午餐和晚餐同时满足以下条件之一，您将无权享受当天的膳食津贴；如果只有一餐符合以下条件，可以申请膳食津贴。

8.3.2.1员工出差期间有提供餐食，如培训机构、业务单位或跟随高管；

在8.3.2.2，如果员工出差期间有商务接待和用餐；

8.3.2.3员工出差期间，交通工具提供餐食。

8.3.3出差期间员工误餐的补贴，根据误餐发生的实际区域计算。

8.3.4出差期间，员工在交通工具上过夜(上午21:00至次日上午7:00)并实际用餐时，公司将按照以下标准给予深夜用餐补贴:

8.3.4.1夜间中转时间超过4小时的，夜宵津贴按二类地区餐饮费标准的50%计算。

8.3.4.2夜间通行时间小于4小时。

8.3.5短途出差膳食津贴按上述规定计算发放。晚膳时间为第二天11: 30-13: 00、16: 30-17: 30、22: 00-07: 00，时间覆盖2小时以上。

8.3.6膳食津贴按实际可享受的天数计算。

8.4员工出差期间通讯费的规定:

员工在国内出差期间因工作需要有通讯费用的，没有手机话费补贴的员工可在出差回来后一个月内查询话费清单，根据公务话费部分，经部门负责人核实、机关负责人批准后报销。每月领取手机话费补贴的员工，不会单独报销通讯费用。

8.5特殊情况下的出差(如陪同客人出差等。)，如出差费用超标，应提前在《出差申请表》中说明并申请，经主管部门批准，可根据实际情况报销出差费用。

8.6出差过程中，如有特殊情况需要超标准开支的，出差员工应提前报主管部门批准，同时，出差后由主管部门签字批准报销。

8.7员工利用出差之便，提前请假探亲或经部门经理批准回家的，可按直接返回公司出差地点的交通费标准报销，因走弯路产生的额外费用不予报销。员工探亲或返乡的住宿和补贴不能报销。

9.差旅管理:

9.1员工出差期间应定期向上级汇报工作进展。

9.2员工出差回来后，应在一周内向主管主管提交《出差总结报告》给上级主管。

9.3员工出差期间因个人意外需要返岗时，公司只有在获得主管部门批准后才会承担交通费，否则费用不予报销。

9.4出差期间如遇疾病或意外，员工应及时与公司取得联系。

差旅管理系统(包括参展商、办事处和海外机构的报销标准)

总数

第一条为了统一和规范公司员工的出差管理，制定本管理制度。

第二条本制度适用于各分公司、子公司、总经理办公室各级员工因公出差，出差涉及的所有事项必须按照本制度执行。

第三条本制度审批事项中，主管领导因故不能执行时，可指定代理人或授权人代为执行，未经明确授权的人员代理无效。

旅行管理规则

第四条出差类型

(1)短途出差。也就是那些可以当天出行的人。

1.短途商务旅行的差旅费可以凭旅行证报销。

2.短途商务旅客不允许在外面逗留。但如确需停留，应事先按程序与主管部门和主管领导审核同意后，再进行长途出差。如果他们需要在临时情况下停留，他们需要通过电话申请和批准。

3.对于短途商务旅行，公司通常不派公务车，也不能打车。特殊情况下确需派公务车或打车的，需提前填写{汽车派单}，经主管领导和主管部门审核同意后方可报销。

(2)长途出差。也就是那些出差不得不留在外面的人。

1.长途出差的交通费实际上是凭票报销的。

2.如果你所在地区有公交车或火车进行长途商务旅行，必须乘坐公交车或火车，因时间紧急或其他特殊原因可以乘坐出租车、动车或飞机(但必须提前申请批准)。

1)副总经理以上人员可出差(经济舱)；出差申请按程序办理后，执行董事将凭批准的《出差申请表》统一订购机票。

2)部门经理及以下人员出差时，乘坐公交车或火车，以硬卧为标准。如需乘坐软卧，按硬卧报销，超出部分自行支付；特殊情况下，如需乘坐飞机，必须提交书面批准材料，经总经理批准后到行政办公室统一订购机票。

3.对于自带车辆出差的，公司可以补贴适当的油费，但不报销交通补贴。

4.商务旅客的运输是基于乘坐公交车和火车的原则，除了公司或我自己的车辆。但由于事情紧急，经公司总经理批准后才能更改航班。

第五条出差签署和审批程序

(1)个人出差申请

1.出差人员须提前2 ~ 5天提交书面出差申请，制定书面出差计划，填写《出差申请表》。并按以下程序报批。

2.公司部门经理(含副总经理)以上人员需出差，或分公司、办事处经理需出差2天以上，须报公司总经理办公室审批(分公司、办事处经理可通过邮件申请审核)。

3.部门负责人及以下人员的出差由部门经理根据实际需要安排，报总经理办公室审核，最后由总经理签字；分公司和子公司部门经理出差须经分公司和办事处经理批准。

(2)公司安排的出差。

1、即公司领导根据工作需要分配出差。

2.如需出差，需由被指派人填写书面《出差申请表》，经被指派人及相关领导批准后方可进行。

(三)其他规定。

1.员工的出差时间限制，必须经过有权批准的领导批准后才能办理。

2.如因急事未按公司规定办理出差手续，可在出差前通过电话沟通的方式进行报批，并委托部门员工或同事为您办理出差手续，出差结束后再签字。

3.出差员工(总行总经理以上人员除外)出差前必须向管理部进行出差登记，并将批准的出差申请提交管理部备案。

4.出差期间，因实际工作需要需要延长出差时间的，须报主管领导批准后方可批准，批准结果报行署备案。

5.如因病或意外需要延长出差时间，返回公司后提供相关有效证明，经调查核实后办理相关请假手续。

6.当商务旅行者到达商务目的地时，他/她必须在第一时间通过本地固定电话向行政办公室报告。如果他/她没有这样做，他/她将不会得到补偿。

第六条差旅费标准及相关规定

1.差旅费标准

2.销售部门人员出差时，根据公司批准的年度差旅费，由主管领导对出差时间和差旅费进行预算计划，提交总经理审核。主管领导审核后，安排部门员工出差，并按计划控制差旅费。

3.销售主管应严格审核销售人员的出行时间和出行路线，控制出行费用。

第七条差旅费垫付和报销程序

(一)差旅费预支方法

1.因公出差的员工如需预支差旅费，应持批准的《出差申请表》按财务程序提前到财务部申请差旅费。

分行。

2.旅行者也可以自己支付旅行费用。出差结束后，他们会用正式的账单报销。

(二)差旅费报销程序

1、报销规定

1)住宿费按标准报销，超出标准的部分报销，低标准的不予补偿。接待方或公司安排的餐饮费、住宿费、交通费、通讯费不重复报销。

2)通讯费用的金额应事先经总经理审核批准，再由总经理核实证明。

3)所有报销项目必须通过发票或正式票据报销。如果正式收据(如骑机车等。)无法获得，可以由主管判断和批准。不允许虚假报告或虚假索赔。上述情况一经查实，除追加报销费用外，将按公司制度进行处罚。

4)商务旅客当天住宿费用不予报销。

5)出差人员未经批准延长出差时间，或擅自更改计划的出差路线，发生的费用不予报销，按旷工处罚。

6)本系统涉及费用报销。如遇特殊情况，报销费用需报总经理审批后方可报销。

7)出差住宿无相应凭证的，按实际应报销住宿费用的50%报销。

8)报销发票丢失，只报销已审核报销费用的50%。

9)商务旅客乘坐火车或公交车于凌晨5:00后到达商务目的地，住宿费不予报销。

10)员工出差期间不得加班。如果遇到国家法定节假日需要出差，可以请假。

2.报销程序

1)员工出差后3个工作日内报销差旅费，并提交出差总结报告和拜访客户明细清单；否则，不予报销。

2)从财务部领取《差旅费报销单》后，按照财务部规定的标准粘贴正式报销单。餐饮补贴和当地交通补贴不需要正式发票，但需要付款证明。

3)报销单所有明细填写完毕后，按程序审核。

一、部门领导或分管领导审核；

B.管理部审核；

C.财务审计；

d、总经理审核；

3)财务部审核程序

a、根据本制度规定，财务主管审核文件的规范、票据的过账、金额的审核、主管领导的审核意见和报销。

等等。

b、经其审核确认后，报总经理最终批准。

c、超过标准的部分，不予报销。

D.超过报销时间的，只报销实际费用的50%。

E.两个或两个以上商务旅行者的差旅费报销和支出说明；

1)旅游团队应指定专人负责差旅费的管理和支出，其他人员应签字证明。

2)费用报销单中的补贴金额由报销人按照公司的报销标准进行分配。

3)出差报销的费用中，如果公司不报销的部分费用由出差团队成员分摊。

第八条补充规定

(1)本制度由公司管理部负责解释。

(二)本制度由管理层负责起草和修改，报总经理审批后下发。

第九条附表

参展商报销管理补充规定

为进一步规范展会费用管理，提高营销人员工作效率和销售业绩，特制定本出差管理补充规定。

参赛费用报销取决于不同的参赛地区，比如国内参赛还是国外参赛？或者一级城市和二级城市，地域不同，消费也不同，不能采用统一的标准。因此，公司对外参赛费用报销采取{特殊待遇}，领队填写{参赛计划表}。经公司批准。

境外人员报销管理规定

1.由于公司的海外费用会因地区而异，所以公司采用项目处理模式。

2.公司境外办事处的租金费用由公司统一支付。

3.办公费用评定如下:

4.驻外办事处通常需要做一个现金支出的日常账目，并随时核对。

5.海外单位应在每月5日前制作详细的费用清单，送公司管理部审核，经财务部批准后，方可提交总经理。

6.境外单位提供的流动资金，境外人员不得私自挪用，违者严惩不贷。

7.境外单位的所有文件由境外单位复印保存，并将原件寄回公司财务部审核。

8.如果境外单位有特殊费用，必须先经公司总经理批准。

实施日期:2020年7月1日

经总经理批准；总经理办公室、财务部、管理部；