供应商管理系统(如何管理供应商)

第一章总则

第一条为规范公司供应商管理，降低采购成本，提高工作效率，促进廉洁自律，制定本制度。

第二条公司采购业务严格遵循公开透明、公平竞争和诚实信用的原则。

第三条供应商管理评审组是公司唯一的供应商管理评审机构。采购部是公司唯一合法的采购机构。

第四条供应商管理被任何企业视为经营能否步入正轨的重要基础之一。材料采购成本的合理性会对经营利润产生很大影响。有效的供应商管理体系可以为公司创造效益。

第二章供应商管理评审小组框架

第五条供应商管理评审小组是公司供应商管理的最高权力机构。对公司的供应商管理体系、供应商管理策略、材料价格进行表决和批准，并负责合格供应商的表决和批准。供应商评估小组有一名专职组长，其余为兼职。

第六条组长全面负责供应商管理，公司董事长或总裁兼任组长。

第七条审计对供应商单价进行市场调查，对公司各级采购人员的诚信情况进行调查。充分反映和监督采购业务是否符合供应商评审小组会议的决议。

第八条供应商评估小组负责管理委员会日常工作开发、供应商的开发和管理、供应商的日常维护和联络、供应商的定期接待。

第九条采购部经理负责实施公司所有材料的采购。买方负责材料采购的实施和跟踪。具体工作包括:建立供应商和价格记录；采购模式设置和市场调查；询价、价格谈判和订货操作；材料交付进度控制和超交监督；饲料质量控制异常处理等。

第三章供应商管理与评价

第十条供应商是公司的合作伙伴，公司建立良好的供需合作关系。

第十一条公司原材料供应商的确定、价格和策略由供应经理会议决定。

第十二条对新供应商的评价必须到供应商所在地实地查看厂房、生产设备、产品等要求是否符合公司要求。当因环境因素无法进行实际评价时，经执行董事和总监批准后，可采用样品进行检测和评价。

第十三条供应商资格初审:

1)执行董事或其委托的采购、审计或其他人员应首先根据目标供应商提供的相关资料、样品和报价进行初步审查，原材料样品的质量是否符合公司的质量要求。初步审查由执行主任组织。

第十四条初步评审程序:①供应商开发人员收集信息——②提交执行董事分析协商——③转采购经理进一步讨论合作事宜。

第十五条供应商通过我厂初审后，可以进行评审或评估。

第十六条供应商评估:

a)如有必要，供应管理委员会成员(不少于三个部门的相关人员)将前往供应商进行实地调查，审核供应商的生产能力、质量体系等项目，取回样品进行测试，并填写《供应商评审/评估表》；

b)对于通过原材料样品质量检测并通过考核的供应商，由供应管理委员会选择质优价廉、信誉良好的供应商，然后由采购部填写《采购协议》或供应商提供产品销售合同和《供应商质量保证协议》，经双方盖章签字后成为我厂的合作伙伴。

第十七条供应商评估:

a)当无法对供应商进行实际评估时，可要求供应商提供相关数据和材料样品，数据将由供应管理委员会进行审查，样品将提交给质量控制部和R&D部进行分析和测试；

b)当供应商提供的样品未能通过分析测试时，可要求供应商进行改进，重新提供样品进行测试，或重新寻找目标供应商；

c)经我公司评估，产品质量符合我厂要求，由采购部填写《采购协议》，或供应商提供产品销售合同和供应商质量保证协议，经双方盖章签字后成为我厂合作伙伴。

第十八条通过供应商管理委员会评审的供应商将列入合格供应商名单。合格供应商名单是采购部门进行作业的必要前提。

第十九条严格控制合格供应商名单以外的厂商采购(500元以下零星现金采购除外)。紧急和零星采购可在询价和谈判程序实施并经执行主任批准后作为临时供应商采购。如果询价和谈判程序无法实施，如执行董事指派相关人员与买方一起参与采购。

第二十条新供应商的核准，必须填写《供应商核准表》，其中包含注册资本、人员、质量体系、主要产品、生产能力、付款条件等基础数据。、产品是否由卫生部直接供应或贸易供应，并附营业执照、国家税务登记证及相关资质证明复印件。

第二十一条新供应商的开发以寻找直接制造商为基础，中间贸易商一般不是首选的开发对象。

第二十二条得分在70分以上的新供应商可以认定为合格供应商。一是经济性质(个体户公司5分，有限责任公司10分)，二是纳税资格(增值税一般纳税人10分，小规模纳税人7分)，三是注册资本(100万元以上6分，每增加10万元扣1分，最高分为10分；10万元以下扣5分)、4)人员(100人以上扣10分，100人以下扣5分)、5)质量体系认证(部分人15分，无7分)、6)付款方式(月付15分，货到付款10分，其余5分)、7)价格(比现有供应商高0分。

第二十三条新供应商的发展情况每月召开一次专题会议进行评审，新供应商通过评审后方可向其采购材料(样品测试除外)。评审通过后，可以小批量采购，稳定后可以批量采购。

第二十四条合格供应商每季度评审一次。(1)价格:最高分40分，标准分20分(一个标准价格根据最高价、最低价、均价和自我评价来定。标准价对应分值为20分。每高于标准价1%，标准分扣2分，每低于标准价1%，标准分加2分。同一个供应商供应几种材料，分数是平均计算的。报价不规范，每次扣5分。付款方式:按月结算加5分)、质量:30分(按发货批次废品率考核:批次废品率=退货批次数/发货批次总数，分值=30分*(1-批次废品率))、发货考核分值:20分(逾期率=逾期批次数/发货批次数，分值=20分*(1-逾期率)逾期停工1次扣2分)、服务考核扣20分(有问题不配合解决每次扣1分)公司在会上正式批评或投诉一次，扣2分；客户批评或投诉一次，扣3分)。

第二十五条80-100分为A级供应商，A级供应商优秀，可以增加采购数量；70-84为B级供应商，为合格供应商，可正常采购；60-69为C级供应商，C级供应商为辅助供应商，应减少或暂停采购；得分低于59分的，定为D级，D级为不合格供应商，淘汰。类似的材料尽可能集中在一两家供应商采购。

第二十六条公司大宗材料供应商需要两个以上供应商的，采购部门应当合理分配其份额，保证市场价格的竞争力和变动可控性。

第二十七条为提高供应商的竞争力和危机感，公司对供应商实行动态管理。与战略合作伙伴(70分以上供应商)签订为期一年的采购合同协议。同时，我们也与其他类似材料的供应商下一些订单来维持关系，这也可以用于紧急情况。

第二十八条对于常用的大宗原材料采购，公司每年都会从引入一定数量的新供应商，增强供应商之间的竞争意识，从而提高质量，降低价格。

第二十九条供应商评价由执行董事组织，全体成员参加。

第三十条采购部负责整理和保存供应商信息、评价信息、合格供应商名录信息等。，采购委员会的成员有权访问它们，但他们必须通过访问程序。

第四章管理委员会会议议事规则

第三十一条公司设立供应商管理委员会，是公司供应商管理和采购管理的权力机构，在董事长授权下从事供应商管理工作。供应商管理委员会由供应管理委员会主任、永久主任(全职)、生产经理、质量控制经理、营销主任、财务经理、PMC经理和R&D经理组成。执行董事是管理委员会审议的主持人，采购经理列席会议，做会议记录并负责决议的执行。

第三十二条供应管理委员会的职责: (一)供应商评估；(2)制定原材料采购政策，确保政策的正确实施；(3)按照公司质量标准保证原材料的质量和合理价格；(4)审查和决定购买的时间、价格和数量。(5)协调解决影响采购实施的重大问题。

第三十三条管理委员会的运作:分为定期会议和不定期会议。

第三十四条定期会议于每季度15日召开。题目:1。每月对新供应商进行审核，每季度对三家或三家以上供应商进行评估；2.新产品开发意向(新产品材料定价)；3.重要材料供应商的更换(如柜板/门板的调整)；4.供应商当季价格调整及趋势；5.管理委员会要求的其他事项。采购部门将定期提供分析数据，供讨论和决策。

第三十五条根据实际工作需要，不定期召开会议。主要内容:1 .当新供应商需要组织评审时；2.合格供应商范围内的材料调整(不高于原价)；3.将材料价格提高到5%以下；4.固定资产采购；5.重大采购事项招标；6.紧急或特殊情况下的采购；7.当原材料市场快速变化时；8.管理委员会成员或采购提出的其他需要执行的事项。应根据供应商管理委员会成员或买方的提议，临时召开不定期会议。

第三十六条管理委员会会议由执行董事主持，管理委员会全体成员参加，采购部经理列席。

第三十七条会议法定人数为全体成员的三分之二以上，管委会的决议必须经半数以上成员通过。参加管理委员会会议的人没有投票权。

第三十八条委员会成员不能出席管理委员会会议的，应当委托代理人出席。

第三十九条会议主持人是管理委员会执行主任。执行董事因故不能出席会议，应委托或公司其他领导主持会议。采购经理负责召集会议。

第四十条例会的内容和程序:

1采购经理报告以下内容:

(1)上次会议决议的执行情况。

(2)原材料库存。

(3)原材料市场预测趋势及公司拟采取的措施。

(4)月度原材料采购计划和资金需求计划。

(5)采购实施中需要协调解决的问题。

(六)第三十三条规定的内容。

2.执行主任报告如下:

(1)新增供应评估结果。

(2)旧供应季度评审组织。

(3)采购单价变化及趋势分析。

(4)供应商评价和采购实施中需要协调解决的问题。

第四十一条管理委员会会议应当作出书面决议，由与会人员签字，采购经理应当将批准的会议记录分发给委员会成员，并负责决议的执行。

第五章物资采购

第四十二条所有材料申请表应按正常程序填写和审批。《物资请购单》一式两份，一份自储，一份采购。

第四十三条生产物资的库存由物资管理员根据库存数量进行采购，物资的实际库存数量由仓库管理员核实，并经PMC经理批准。

第四十四条未准备好的生产物资，由物资管理员根据客户的订单或有效指令进行采购，然后提交库管员核实是否有库存，再提交PMC经理审批。

第四十五条工具及配件由使用部门采购，报库管员核实实际库存后，报生产经理批准。

第四十六条信息、文具、表格、劳保、花草等由接收部门采购后，交相关材料负责人清点核实，再报人力资源中心主任审批。

第四十七条与策划相关的影像、喷绘、资料由策划部采购，报中国营销中心主任审批。

第四十八条机器设备和固定资产由使用部门采购，并经董事长或总经理批准。

第四十九条装饰基础设施材料，请由指定人员采购，经董事长或总经理批准。

第五十条娱乐项目和维修备件项目紧急，金额不足500元的，可以不履行申请程序。

第五十一条PMC经理应当编制生产用通用材料和准备材料的安全库存，并报管理委员会批准后生效。PMC应在每月20日前制定下个月的采购计划，并在每月15日制定补充采购计划。

第五十二条物资请购单的填写必须规范、准确，并注明目的和用途。如果个性化名称或订阅内容不够清晰，无法准确表达商品的物理属性，采购部门有权要求订阅者完全补充。

第五十三条紧急采购，必须在请购单上注明“紧急采购”，并以加急邮件形式送有关部门审批。经办人员接到紧急请购通知后，应立即查明请购的材料、名称、规格、数量等信息，并通过电话进行询价，询价协商的结果采用紧急派单方式办理。

第五十四条不需要或者暂时不需要的物资，不得预购或者提前采购，防止不必要的资金占用，增加仓储负担。请购单审批人是责任主体。

第五十五条审批人按照规定的职责、权限和程序批准物资需求。审批人有权要求申请人调整请购内容或拒绝批准不符合要求的请购。

第五十六条采购经理收到原请购部门发出的取消请购单后，按以下方式处理:

1.如果原请购单没有处理:采购经理会在原请购单上加盖取消章，然后提交给采购经理按照一般请购单归档方式处理原请购单和取消单，停止操作。

二.如果已经从供应商处订购了原始申请项目:采购经理将联系供应商取消订单，在供应商同意取消后，将从供应商处检索采购联系信。如果供应商坚持不能撤销，采购经理应在撤销申请单上注明原因，采购人员提交董事长审批后将撤销申请审批单退回原申请部门。

第六章物资采购操作

第五十七条采购操作程序透明，特别是价格机制。

第五十八条采购部门应当建立健全价格信息资料，及时监督和警示供应商的价格趋势和行为，并建立定期报告制度；

第五十九条公司财务审计应当定期对材料价格执行情况进行全面审计。需要建立自己的价格信息系统，并及时与采购价格信息共享，作为材料价格审核的依据。

第六十条采购部收到请购单后，应首先确定材料的名称、规格、型号、需求日期和数量是否填写清楚。信息不全或规格不明的，应标注“填写异常”、“描述不充分”字样，退回原请购部门。

第六十一条采购物资有有效报价且市场报价未发生变化的，在合格供应商名单中进行采购。

第六十二条采购物资未报价或报价变动的，执行询价程序和议价程序。谈判程序也适用于新供应商的开发过程。

第六十三条采购业务的询价程序。

1.采购代理人应参考过去的采购记录或供应商信息，拟定至少三个询价对象。特殊原因，如独家制造、独家代理、原装品牌备件无法更换等。应上报供应经理总监批准，并在采购订单上注明。要求供应商报出一次不能更改的价格。

2.采购经理进行询价时，应将询价结果记录在《询价和谈判表》中。

三.采购经理应通知制造商报价，并遵循时间表。

第四，查询完成。

5.如果报价材料规格复杂或与请购单规格不同，采购代理人可将所有材料连同相关报价材料一起送请购部签注，采购人员根据采购部意见处理，必要时重新询价。

6.对于非生产物料的报价评审，由采购部和使用部门共同参与询价，确定供应商报价。

第六十四条询价结束后，应当履行议价程序。

1.对于不需要会签或会签的询价材料，结合会签结果和各厂家报价，在查阅以往采购记录和市场价格并进行分析后，拟定议价目标、议价策略和待购底价，上报采购经理议价。

第二，注意质量、价格和交货保证，注意付款方式。付款方式优先级:月付、货到付款、货到付款、现金付款。

3.各种形式的议价后，采购经理会拟定合作伙伴，填写报价和议价表，经采购经理确认后，送管理委员会主任审批。必要时，采购经理可直接送管理委员会主任审批。

第四，议价要注意质量、发货、服务态度。

第六十五条如需现场采购木饰面和实木，应由两个以上跨部门采购团队进行现场询价、谈判和采购程序。

第六十六条大型超市可以提供电脑打印收据和发票的现金采购，可以不履行询价和议价程序。

第六十七条小额(金额在200元以内)零星物品可直接购买，事后审批，需提供名片等相关资料。

第六十八条对于一些特殊或者重要的采购项目(如策划案、广告策划案等)。)，需要采用招标的方式确定供应商。

第六十九条特殊紧急需要的特殊采购，由管理委员会成员和采购部门决定。

第七十条采购订单是采购活动的书面凭证。《采购订单》一式四份，自存一份，仓单一份(此份需隐瞒价格)，财务结算一份，审计调查一份。

第七十一条“采购订单”审批程序，①采购员—②采购经理—③执行总监—④财务审计—⑤供应管理委员会主任。

第七十二条采购订单批准后，应以书面形式向供应商订购材料，并通过电话或传真确认交货日期。采购订单必须由供应商确认并退回(现金采购除外)。

第七十三条采购进度控制

1.对于每个采购项目，采购经理应确定作业进度控制点，并根据需要安排作业进度。

第二，预定的操作时间表必须与应用项目的优先级相匹配，并且操作时间表必须在预定日期之前完成。

三.对于不能在预定日期前完成的采购项目，采购经理将会同采购部门研究处理对策。

四.分析并及时填写《材料订购及提示表》，并向采购经理汇报。

第七十四条材料验收应当按照有关检验和仓储规定进行。交货质量出现异常时，采购经理收到不合格的进货检验报告后，应尽快与供应商协商扣货、退换货事宜，将协商结果记录在异常报告中的采购处理结果一栏，上报品控和生产，并送至回收仓库。

第七十五条按财务管理规定办理供应商付款。如果是临时借款采购，采购经理应在采购订单中注明是转账借记支付、现金借记支付、个人汇款借记支付，避免财务支付不清。

第七十六条品管部是公司的法定验收部门，其独立检验程序不受其他部门支配。

第七十七条非生产材料申请部门应当向质量控制部门提供检验标准，质量控制部门应当按照标准进行验收，必要时申请部门应当协助验收。

第七十八条机械设备的验收应由使用部门和设备专家进行，而不是由质量控制部门进行。

第七章监管和责任

第七十九条审计应当加强对供应商管理和采购活动的监督检查。重点对采购方式、采购程序、价格体系和廉政建设进行监督检查。审计应根据《财务管理制度》进行。

第八十条审批、审计、质检、财务、采购等人员。不仅有明确的职责和权限，还应该相互分离。

第八十一条采购经营者应当每年轮换一次，负责采购的物资应当移交其他采购人跟进。

第八十二条任何部门和个人有权对公司采购活动中的违法行为进行起诉和举报，公司将及时调查处理。公司将按照申报真实金额的30%进行奖励。

第八十三条有下列情形之一的，应当追究负责人和当事人的责任:

1.擅自使用合格供应商名单以外的供应商进行采购；

2.擅自提高采购标准；

3.在不合理的条件下区别对待或歧视供应商；

4.与供应商恶意串通；

5.在采购活动中收受贿赂或者获取其他不正当利益的；

6.在询价和谈判过程中向竞争性供应商披露第三方供应商的信息；

7.在现场采购中，与供应商串通备货，提前协商单价；

8.在监督检查中提供虚假信息的；

9.私下与公司外供应商见面(现金购买或公司外派除外)的，按收受贿赂处理。？谁不能满足供应商。？如果下班后呢？？如果这个供应商恰好是亲戚、朋友或者同学呢？可能很难监控。

第八节补充规定

第八十四条本制度是供应商管理的纲领性文件，其实施细则、操作规程和操作说明在本制度的指导下制定。

第八十五条本制度由供应商管理委员会制定，主席批准。修改也是如此。

第八十六条凡与本制度相抵触的文件或相关条款，均以本制度为准。

第八十七条需要重新制定的补充内容，经批准后与本制度同时实施。