一.正式文件的定义和类型

1.文档定义。公文是公文的简称。公文是具有特定效力和规范样式的文件，是传达政策、发布法律法规、指导、安排和协商工作、请示和答疑、报告、通报和交换信息等的重要工具。

2.官方文件的类型。为了使各类公文具有稳定的属性和具体用途，使更多的人对这些属性和用途有一个准确的认识，从而便于正确有效地形成和处理公文，客观上，人们有必要对每一个常用的公文给予统一规范的称谓，称之为体裁。党政机关的法定公文有15种:决议、决定、命令、公报、公告、通知、意见、通知、报告、请示、答复、议案、信函、纪要。

3.通用语言。通知和意见(如发布的文件)；报告、说明、计划、总结、简报、计划等。(提交材料)。

4.公文的特点。公文的格式、类型、行文规则、办理方式均统一在国家，一般按照中共中央办公厅、国务院办公厅发布的新的国家标准《党政机关公文格式》执行。无论是从事专业工作还是行政事务，都要学会传达政令政策，通过公文处理公务，协调好各种关系，使工作正确高效地进行。

二.正式文件的格式(适用于提交的计划、总结、简报、计划、说明、报告等。)

公文格式，即公文规范样式，是指公文各组成部分的构成。它和体裁是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效力的发挥。包括文档组成、文档纸张和装订要求。

(a)文件纸张和版式要求

1.文件纸。指文件纸张的尺寸，一般采用A4纸，即297mm210mm。

2.页面。上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米，文字纵横排列，每页22行，每行28个字，段落设置为28磅的固定值。

3.页码。插入页码时，设置为:位置:页面底部；对齐:外部；格式:数字左右各有一字行；选择第四首歌..这套页码右边是单页码，左边是双页码，适合双面打印，左边装订。

4.文本颜色。除非另有规定，官方文件中的颜色都是黑色。

5.印刷和装订。双面打印，左侧装订，一般平装装订，两个订书钉眼与书脊的距离为3mm-5mm，距离页面上下边缘70CM。

6.公文中的横格式。当表单水平排列时，页码位置与文档的其他页码一致。双面打印时，单页码表头在书口一侧，双页码表头在裁口一侧，方便阅读。

(2)文件格式各要素的排列规则

1.标题。字体为方正小编宋简体，字号为2号，顶部网格排列在中间。标题有三个要素:发布机关、原因和语言。标题较长时，多条线排列在中间，呈梯形或菱形。不能排列成上下等长的矩形，也不能排列成上下长中间短的沙漏形。回去的时候要有完整的意思和适当的长度。

2.主要的分娩器官。字体为仿宋GB2312，字号为3号，排列在左上方方框标题下空行的位置。当主器官被送回来更多的时候，它仍然会在顶部的格子里，全角冒号会被标记在最后一个器官的名字后面。

3.文字。正式文件的首页必须显示文本。字体为仿宋GB2312，字号为3号，排列在主送机关名称的下一行(不离行)，每个自然段左空2个字，返回顶行。文中的结构层次用“我”、“我”、“1”标记和“(1)”依次排列；例如，三层结构可以用作“一、；(1);1. "分裂；两层结构可用作“一、；⑴"或" 1 "1.“组织。其中一级结构为黑体字，二级结构为楷书，三、四层仿宋代GB2312字体。

4.附件说明。如果有附件，请将单词“attachment”排列在文本下方的左空行，后跟全角冒号和附件名称。如果有多个附件，请使用阿拉伯数字标记附件序号。附件名称后不添加标点符号。当附件名称较长且需要返回时，应与上一行附件名称的前缀对齐。

5.发证机关的签名、日期和印章。书写日期一般以右空4个字符排列，年、月、日用阿拉伯数字标注，年用全称标注，月、日不用空数字标注(即1不能编号为01)。发证机关签字在书面日期以上，按日期排列在中心。印章，中心按发证机关的签名和日期，印章顶部不按文字。(特例注意:当排版后的公文左空空白不能容纳发文机关的署名和日期时，可采取调整行距和字距的措施)

6.附件在附件的另一侧，“附件”一词及其序号排列在左上角第一行，顶格为3号黑体字，附件标题排列在“附件”空行位置的中间。附件的序号和标题应与附件的描述一致，附件的格式要求与正文相同。

三.请求和报告

(1)请求和报告的异同

请示和报告属于同一写作方向:上层写作方向虽然写作方向相同，但两者之间有严格的区别，具体体现在:

1.侧重点不同:请示是请示文件，重点是提出问题，请示批准；报告是一个声明性的文件，它侧重于报告工作，陈述意见或建议。

2.写作的目的不同:请示的目的是要求上级批准某项工作或解决某个问题；报告的目的是让上级部门了解情况，掌握情况，便于及时指导。

3.不同的书写时间:要求必须提前书写；报告可以写在事后，也可以写在事情发展的过程中。

4.不同的内容要求:请求只能是一篇文章，报告可以是一篇或几篇文章。

5.不同的提交要求。一般只写一个主要送达机关的请示；报告可以提交给一个或多个上级部门。

6.不同的标题:一般来说，请求的标题不包含report一词，即x x x x x x x x的请求；如果报告的标题里没有写请示二字，那就是××××××上的×××报告。

7.不同的成交条件。请求的结尾一般采用“是否请指示”或“特此请求，请批准”的形式。请求的结尾语言必须明确指出需要上级机关答复的紧急请求；在报告的最后，经常使用“特此报告”的形式，需要上级回答的话一般不写。

8.不同的处理结果。请示属于“办理”，意思是上级机关对请示文件要及时给予答复；报告属于“阅读性文件”，上级机关对报告文件一般以批件形式答复，但不需要每件文件都答复。