本办法根据《国家党政机关公文格式标准》(GB/T9704-2012)制定。详情如下:

一、办公软件要求

适用于微软OFFICE—WORD文字处理软件。

二、页面设置

1.选择文件-页面设置，选择页边距选项卡，顶部:3.7厘米，底部:3.5厘米，左侧:2.8厘米，右侧:2.6厘米。

2.选择“纸张”选项卡，并将“纸张尺寸”设置为“A4”。

3.选择“布局”选项卡，将页眉和页脚设置为“不同奇偶页”，在该选项前打“√”，将页脚设置为“2.5厘米”。

4.选择“文档网格”选项卡，“字体设置”和“中文字体”设置为“仿宋体”；将字体大小设置为3号，然后单击确定。

5.进入文档网格选项卡，选择指定行网格和字符网格，每行设置为28个字符；“每页”设置为“22”行。然后点击“确定”按钮，使版本中心设置为每页22行，每行28个汉字的国家标准，这是基于第三种宋体。

三.插入页码

1.选择“插入”-“页码”，位置设置为“页面底部(页脚)”，对齐方式设置为“外部”。

2.然后点击“格式”按钮，将“数字格式”设置为-1-、-2-、-3-显示格式，点击“确定”按钮，然后再次点击“确定”按钮，完成页码设置。

3.双击页码，选择页码(包括左右短线)，将页码设置为“4号”；宋体阿拉伯数字；奇数页页码设为右空一个汉字，偶数页页码设为左空一个汉字。

四.文件编号制作

1.平行文或下一文号:文号——3号呈宋体，居中显示，在发证机关标识下空两行排列。

2.上行文号:文号——第三首仿宋字体与左空字的距离；发行人-3号仿宋字体；发行人名称-第三个楷体与右空字的距离，排列在发行机构标识下空两行的位置。

注意:文件编号必须使用六边形符号。六边形符号插入方法:选择插入-符号-符号选项卡，找到六边形符号后，将光标放在要插入的位置，点击插入按钮。

五、文档文字排版

制作公文的文字内容:文字内容可以根据实际需要直接输入，也可以从其他软件中复制，但必须遵循以下国家标准:

1.title-2号小曲字体，显示在中间，排列在红色分割线下空两行的位置。

2.主送风琴——3号宋体字体，占据左上角方框，冒号全角度排列在标题下空行位置。

3.郑文-3号仿宋字体。

4.体裁结构层次——标有“1”、“1”、“1”和“(1)”依次排列。一级标题用3号黑体，二级标题用3号楷书，三四级标题和正文一样用3号仿宋体。

5.附件——它是正文不可分割的一部分。3号，宋式字体，文末有一行空，字左空2。单词“附件”后面是一个全角冒号和附件名称，附件名称后面没有标点符号。

6.发证机关签名——3号仿宋字体，距正文最后一行3 空行，以书写日期为准排列在中间。

7.书写日期-3号仿宋字体，发证机关下方有4个右空字符。

8.印章——以书写日期为中心，正确盖章，按印章下端的书写日期。

注:公文排版内容请参考“信函格式文件示意图”。

不及物动词版本记录制作

1.选择表格-插入-表格，将列数设置为1，行数设置为2。

2.选择表格，单击鼠标右键-表格属性-表格选项卡，对齐方式设置为居中。

3.然后点击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中选择每一行的下线，取消竖线；同时，将第一行和最后一行的底线宽度设置为1点，将中间一行的底线宽度设置为1点，然后单击“确定”。

4.进入“表格属性”-“列”选项卡，将指定宽度设置为15.6厘米，点击确定。

5.在制作成功的表格的第一行，输入主发送单位和抄送单位，使用4号宋芳字体，将/表格第二行输入发证机关和发证日期，宋芳字体4号，发证机关左空字，发证日期右空字后“已签发”。

注意:因为现在的规范要求文档双面打印，所以文档最后一页必须是偶数页，也就是说如果文档在奇数页结束，应该打印背面的偶数页，否则背面的偶数页空是白色的，不是一个整体。

七.打印格式设置

公文印刷采用双面印刷，左侧装订。现有的打印设备大多只有单面打印功能。请按照以下步骤设置文本打印。

1.选择文件-打印-打印(R)，设置奇数页，然后单击确定。

2.将打印好的奇数页文件，空按顺序叠放在白色背面，放置打印设备的送纸盒。

3.选择文件-打印-打印，设置偶数页，然后单击确定。

上述版式方法是起草各种公文的前提，也是“打印”红头文件首页的基础。为便于理解，请参考随附的文档格式说明。

附件:机关公文格式说明