采购流程(采购管理体系和采购流程)一、目的:

规范公司采购流程，提高采购效率，从而为生产顺利进行提供保障，最大限度降低企业成本，为企业带来更大的资金支持。

二、适用范围

适用于我公司范围内的采购管理。

三.内容

(1)总则:为加强采购管理，提高采购效率，特制定本制度。所有采购人员和相关人员都应按照此制度工作。

(二)基本流程:采购需求-找供应商-询价、比价、议价-采购谈判-合同签订-交货验收-质检-入库-计划对账-财务结算

(3)采购流程图如下:

四.制度细则

㈠采购要求请求

1.定义:采购需求是指一个部门根据生产经营的需要确定一个或多个项目，按照规定的格式填写，并按照既定的流程申请获取这些项目的过程。

2.采购需求流程如下:

3.申请的要素

完整的申请应包括以下要素:

l请购部；

l购物项目所属的项目；

申请的目的；

被请求项目的名称；

l要求的项目数量；

请求项目的规格；

请购买样品、图纸或技术资料等。；

l购物项目的需求时间；

l如有特殊需要，请注明；

采购申请的申请人；

l请购单的部门主管；

采购申请的审批人；

l财务审计员；

公司总经理。

4.请购单及其要求

l请购单应按要素完整清晰地填写，经公司领导审核批准后提交给采购部。

l提交请购单时，请购部门应要求采购部签字认可，请购部门应予以支持。

l如果涉及采购物品的种类和数量太多，可以附件清单的形式提交，清单的电子文档也要一并提交。

l公司生产生活急需物资，公司领导不在时，可通过电话、电子邮件或其他形式请示，征得同意后报采购部，签字确认手续后补齐。

l如果是单一来源采购或指定向厂家、品牌采购产品，申请部门必须做出书面说明。

l请购单应使用公司规定的统一格式。请购部门如有变更或补充，应由公司领导书面签字后报采购部。

5.公司物资申请采购的提交部门

l公司生产经营所需的原材料、生产设备、配件等物品由生产部门提交。

l公司设备维修和保养所需的备件、维修工具和其他物品应由生产部门提交。

l公司的物品、固定资产或其他生活、办公物品应由行政部门提交。

l公司各部门专用材料由各部门自行提交。

6.接收申请

l收到请购单时，采购部应按要求检查表格是否完整清晰，并检查请购单是否得到公司领导的批准。

l在接收请购单时，应遵循计划外采购、名称和规格不完整、不清楚、图纸和技术资料不完整、积压和材料积压的原则。

l联系仓库经理检查采购物资是否有库存，检查采购账户，看在途采购物资是否符合采购申请。

l对不符合规定被撤销的采购物资，应及时通知申请采购的部门。

7.请购单分工

l .采购部根据人员分工和工作职责处理核对后的请购单。

l紧急采购项目应优先考虑。

l如无法按申请部门需求日期完成采购，应通知申请部门。

l重要项目采购前，应咨询公司相关领导。

8.关于采购周期的规定

l根据采购项目的金额、特点和地区规定相应的采购周期。

l请购部门要按照公司规定的时间提前办理请购的审批流程，以便采购部按时完成采购。

l采购部门未能按时完成采购任务，应向公司领导说明原因。

l紧急采购时，向公司领导汇报，采取快速优先采购的策略。

(二)质询及其规定

l询价请认真审核请购单的名称、规格、数量、名称，了解其技术要求，遇到问题及时与请购部门沟通。

l同类或类似属性的产品应分类、归类、包装和购买。

应优先考虑紧急申请。

l所有采购项目必须直接向厂家或供应商询价，原则上尽量不通过其代理商或各种中介机构询价。

l对于申购部门所需的材料或设备，如果有同等质量、成本较低的替代品，建议购买替代品。一旦选择了购买的备选方案，将在绩效考核中增加额外的分数。

对于申购部门要求的物品，采购人员要发现有新产品替代采购物品，如果不与申购部门沟通，采购人员也要负责。向采购部提出修改建议，一经选择，在绩效考核中加分，降低采购部相应的分。

l对于重要的材料、项目或单笔采购估算金额较大的采购，询价前应向公司相关领导汇报拟邀请的报价或招标单位的基本情况，报公司领导批准后方可发出询价或招标。

l对于相同的规格和技术要求，应询问不同的品牌。

l除固定资产外，选择供应商询价、供应商比价或招标采购的供应商数量应根据单次采购金额的不同而有所不同。金额较大的，公司相关领导将参与监管。

l比价采购或招标采购邀请的单位应具备一定的资质和实力，有能力提供或完成公司要求的材料和项目。

l比价采购或招标采购应按公司规定的表格格式或完整的招标文件格式进行。

l询价过程中如遇特殊情况，以书面形式向公司领导汇报请示。

(三)价格比较和议价

确认供应商的供货能力、交货时间和产品或服务质量。

对合格供应商的价格水平进行市场分析。其他厂商的价格是否最低，报价的综合条件更加突出。

l收到供应商第一次报价或开标后，向公司领导汇报情况，并设定议价目标或理想中标价格。

重要项目应通过一定的方法验证和评审目标单位的实力和资质，如通过实地考察了解供应商各方面的实力。

l参考目标或理想中标价格，与拟合作单位或拟中标单位进一步协商价格和条件。

(4)价格比较和议价结果汇总

l比价议价总结要上报公司相关领导，取得同意后才能做总结。

l价格比较、议价结果汇总应按规定格式完整列出报价、

工期、付款方式等价格条件，列出拟选择单位及选择理由，并按一定顺序逐一审核。

l如果比价和议价结果未能通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。

(五)合同的签订及其条款

(1)合同主体应包括的要素

l合同名称、编号、签订时间和地点。

l采购物项的名称、规格、数量、单价、总价和合同总金额，以及清单、技术文件和确认文件是合同的组成部分。

l包装要求，备件的包装和运输要求。

l合同总金额应包括税金，包括大云公司的总价，特殊情况应注明。

付款条件。

l交货日期。

l保修期。

l质量要求和规范。

违约责任和解决争议的方法。

l双方公司信息。

l其他协议。

(2)合同签订及其条款

l如果涉及技术问题和公司机密，注意保密义务。

起草合同条款时，各种风险必须最小化。

l如果订购的货物数量大，价值大或难以检查，一定要请厂家派代表到现场帮助检查。

l质保期必须明确何时开始，应要求厂家尽量延长产品质保期。

l规定发货时间和发票要求。

l对于不同的合同，约定不同的付款方式。比如设备合同，按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序，明确付款金额、付款时间、付款条件。

l与第一合作单位合作时，少付或不付预付款。

违约责任必须详细具体。

l只有在完成比价汇总相关表格的巡视签字后，才能签订合同。

l签订合同前，应按规定的格式检查合同初稿。

l本合同经公司领导审核批准后签署，加盖公司合同章后生效。

l所有签订的合同应及时提交给财务部。

(六)支付和合同执行

(1)支付流程

(2)支付规则

l签署合同项下的所有付款应根据公司财务报销流程和资本支出审批流程的相关规定进行。

根据时间表支付的采购项目必须在质量检验合格后才能付款。

l根据公司规定和合同协议符合付款条件的合同，应按财务部要求填写相关资金支出及付款审批表，并在巡回签字后提交财务部付款。

l财务部应在收到付款审批表后3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期。如遇特殊情况，延迟付款应及时通知采购部，并向公司领导汇报。

(3)合同执行

l已签署的合同应由采购部项目负责人跟进，并由采购部负责人监督。如有问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知采购部和公司领导。

l签订合同执行过程中，要随时了解合作单位履行合同义务和责任的情况，跟踪督促其保质保量，按时履行合同。

l合同履行过程中，严格按照上述约定执行，未尽事宜及时协商并签订补充合同。

(七)验收、入库和退货

(1)验收过程

(2)检查

l对于供应商已经履行的合同，采购部应及时通知质检部验收。

l不同类型物品的验收标准按公司质检部门的相关规定执行。

l收到采购部的检验通知后，质检部应及时进行质量检验，并出具质量检验结果证明。质量检验不及时延误生产部门使用或不能入库的情况，由质量检验部门负主要责任。

l公司生活、办公使用的材料不在公司质检部门的质检范围内。

(3)仓储

l公司所有生产材料和设备在入库前应通过质检部门的检验或验收。

l采购货物送达公司后，采购部应及时通知申购部门，申购部门应及时安排卸货和搬运。

l质检部门未及时验收的，仓库收到发货单后作为临时材料验收，并妥善保管。

l质量检验部门验收合格的产品仓库应及时入库，并及时出具入库清单。

l质量检验合格的固定资产和服务，不按公司规定入库。

(4)退货和换货

l对于质检部门验收的不合格品，采购主管应与供应商协调退换货。对不合格品的名称、规格、原因等进行分类标识，建立不合格采购品清单，作为供应商管理评价的依据。

l如因退货或换货导致货物交货期延长，应及时通知采购部。如果情况紧急，根据具体情况做好其他准备。