出国留学和给教授写邮件是每个留学生都必须经历的事情。无论是预约教授、提问还是表达感谢，都要学会通过邮件来完成。一封得体的邮件不仅能帮你实现目标，还能给教授留下好印象。

然而，一封像样的邮件从来没有你想象的那么容易。恰当的称呼、准确的句子、完善的语法、正确的签名都需要学生的重视，这些好习惯的培养也会对以后的事业有所裨益。那么，如何写一封得体的邮件呢？在这里，笔者将为大家一一解答。

如何称呼教授

每个老师都有不同的职称，即“职称”:助理教授、副教授，或教授，或“讲师”。那么，问题来了，你写地址的时候需要把老师的名字写得很具体吗？答案是否定的。

大多数教授不希望你用他的职称来定义和描述他。老师的头衔并不重要。如果你在邮件中表现出适当的尊重，你会受到任何教授的赞赏。那么你应该怎么称呼你的老师呢？

一般来说，如果你用这个公式，绝对没有问题。亲爱的教授姓氏。”或者如果确定老师有博士学位，也可以写上“亲爱的博士姓”。当然，如果你的教授是女性，也可以用“夫人”或“女士”。需要强调的是，前者只适合已婚女性，如果不确定她的婚姻状况，最好选择后者。

除非老师要求，否则不要用他的姓。在许多重视礼貌的教授看来，即使是亲爱的吉姆·格林也是一个非常不尊重人的称呼。最后但同样重要的是，一定要检查名字拼写是否正确。你不希望老师一看到邮件就对你有不好的印象。

明确填写电子邮件主题。

教授们经常很忙。如果你想让你的邮件快速有效地交流，一个好的邮件主题是必不可少的。如果你之前没有交换过邮件，默认的方法是:你的课程名称，你的课程时间和你邮件的主题。例如:“medi5001，周二下午4点到6点的讲座，关于项目数据收集的问题”。这是一个非常明确的电子邮件主题。只有看到邮件的主题，教授才能对你的邮件内容和你的身份有更清晰的了解。

不要发送没有主题的电子邮件。

简单礼貌地介绍发送邮件的原因。

包括两点:

1.再自我介绍一下。比如你上过的课程，课程时间等。

2.简单介绍邮件的原因。

例子如下:

亲爱的哈尼斯教授，

这是你为周二下午4点到6点的媒体课写的XXX。很抱歉上周二没来上课，我有家庭紧急情况需要处理。我希望你能为我错过的材料做笔记。

如果你遇到可能的问题。

你可以提出一个解决方案。

在写邮件的过程中，我们需要考虑可能出现的问题，并提出相对可行的解决方案。

例如:

亲爱的哈尼斯教授，

这是你为周二下午4点到6点的媒体课写的XXX。很抱歉上周二没来上课，我有家庭紧急情况需要处理。我希望你能为我错过的材料做笔记。

如果你不能为我错过的材料给我做笔记，你班上还有其他学生可以指导我找谁来帮忙吗？

避免中国思维。

按照大多数中国学生的思维习惯，在提问或邀请教授时，开门见山往往是不礼貌的。我们的习惯是围绕什么是什么不是，然后回到主题。或者，如果同时有几个问题要问，中国学生习惯于把最重要的问题放在最后，而不是第一个。笔者曾经有过这样的尴尬，同时发了三个问题。最后一个是最重要的，教授只回答了前两个问题。在决定写作结构和问题优先级时，我们需要明确考虑两个问题:

1.外国人习惯认为第一句是最重要的，最后一句是相反的，否则就不会有像最后一句这样但不是最不重要的句子。

2.教授的时间很紧，很期待能一眼看到邮件。

所以下次你写邮件的时候，同学们一定要记得开门见山，把关键问题放在第一位，这样效率很高，也不会失礼。(当然，我还是不能忘记先自我介绍一下)

注意你的签名

你下属的全名，包括名和姓。这里需要注意的是，如果你的邮箱名也是你的名字，请保持一致。

对于大多数中国学生来说，你的学校电子邮件通常是你的中文名字。有些学生喜欢在邮件末尾签上自己的英文名，这是不提倡的。保持他们的名字一致，以免混淆教授。

反复检查，避免出错。

如果你寄了，你就收不回邮件了。你不想因为语法问题给教授留下不好的印象。因此，语法检查非常重要。多读几遍，真的没什么好处，所以用一些语法检查软件，避免出错。

当然，除了语法之外，语气、邮件结构、目的是否明确，还需要反复确认。

教授回答后

一定要再回复。

一旦教授回复了邮件，一定要再次回复，表达你的感谢或者已经收到了邮件。一些固定的句型可以帮助你实现这个目标。

例如:

谢谢你的帮助/关注，非常感谢

当然，如果你的问题没有在邮件中解决，你可以继续在邮件中与教授预约。

尽量使用学校邮件。

每个学校都有一个内部沟通的邮件系统。利用学校邮件发送信息，可以防止邮件未经教授检查就直接扔进垃圾箱。而且，使用学校邮件可以帮助教授了解你的信息，更有利于沟通。

注意恰当的语言使用。

请记住，这是一封写给教授的交流邮件，而不是写给朋友圈或脸书的评论。必须注意三点:

1.小心表情符号:表情符号如:)或:o等。当然，笔者也遇到过教授用类似符号的回复。所以，并不是表情符号不能用，而是你可以在摸清教授的喜好后再决定是否使用。在你认识教授之前，你不希望用力过猛会适得其反。

2.不要使用缩写。脸书的缩写与国内网络语言大致相同，大部分在年轻人中很流行，也不是很正式。在下面这段话中，当作者问教授如何写采访信时，教授的回答个人觉得很能说明问题:

“虽然传统礼仪在互联网时代似乎正在下滑，但它们仍然受到许多人的赞赏——如果你以传统的良好礼仪对待他们，人们更有可能帮助你。”

因此，对于大多数教授来说，他们仍然非常重视良好的礼貌。

3.不要大写。

大写的单词有提醒注意的作用。所以很多同学喜欢在重要的地方用大写字母来突出重点。众所周知，大写是在电子邮件中表达愤怒或其他强烈感受的一种方式。没有人喜欢大喊大叫，这是不礼貌的。

不要太多愁善感。

不礼貌的极端是太有礼貌，或者太善良。邮件中的礼貌和友好很重要，但要适度，不要让它看起来像奉承。尊重你自己，也尊重教授。只有谦虚，才能得到对方的尊重。

其实写邮件并不难。只要掌握基本规则，逻辑清晰，没有语法问题，目的明确，就能写出像样的邮件。

最后，附上一个例子供大家学习:

主题:COMM190:顾问请求

消息:

亲爱的詹宁斯博士，

这是卡珊德拉·英格尔斯。我目前在你的通信190课程中，但我在过去参加过你的额外课程，所有这些课程都非常有用。最近，我决定转专业到通信，我希望你可能愿意成为我的顾问。我意识到你肯定已经有很多你负责的其他学生了，但是既然你的课是我决定转专业的部分原因，我想我会先问你。

如果你愿意成为我的顾问，请尽早告诉我。

非常感谢，

卡珊德拉·英格尔斯

命令190，第1节